Как автоматизировать работу склада интернет-магазина при помощи товароучетных систем: инструкция, обзор популярных сервисов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как автоматизировать работу склада интернет-магазина при помощи товароучетных систем: инструкция, обзор популярных сервисов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. По каким критериям выбирать сервис

2. Основные функции систем учета

3. Использование программ складского учета в разных филиалах и отделениях

4. По каким критериям выбирают ПО

5. Ведение клиентской базы

6. Комплексная автоматизация складского учета с ПО DataMobile

7. Как вести учет товара в маленьком магазине

8. Зачем компаниям программы для автоматизации работы склада

9. Основные проблемы доставки склада

10. Основы автоматизации бизнеса

11. МойСклад для оптовой торговли

Программы складского учета, интегрированные с бухгалтерией и платежными системами, фиксируют все факту движения денежного потока, как и товаров. Указывают — когда, по какой стоимости и в каком количестве был продан товар. Для оплаты достаточно выбрать кнопку, которая подтвердит поступление денежных средств. Оплату можно вводить частями, а получить подтверждение возможно, только если сумма поступивших денег сравняется или превысит ту, что указана в документе.

По каким критериям выбирать сервис

Размещение данных в облаке. То есть вы можете просмотреть файлы с любого подключенного устройства. Если это не предусмотрено, есть риск, что однажды накроется компьютер с нужной программой и база будет недоступна.
Простой и интуитивно понятный интерфейс. Если все будет слишком сложно, это может привести к ошибкам либо к временным задержкам, что, конечно же, нежелательно.
Наличие бесплатного тарифа и не очень высокая цена за подписку. У мелкого бизнеса и начинающих предпринимателей и так много расходов в начале развития.
Возможность интеграции со всеми основными платформами. Речь о площадках, на которых создаются интернет-магазины.
Складской учет продукции в режиме реального времени. Это нужно для предотвращения ситуаций, когда заказ поступил либо уже оплачен, а в наличии его нет и заявка для поставщика не оформлена.
Кроссплатформенность. Имеется в виду возможность управлять программой с разных устройств.
Возможность загрузки прайса от поставщика в пару кликов. Это тоже облегчает и ускоряет работу.
Техподдержка, которая быстро отвечает. Желательно, чтоб она работала круглосуточно.
Открытый API. Это нужно для того, чтоб было возможно что-то доработать в случае необходимости.
Наличие демоверсии. Это позволит вам вести складской учет онлайн бесплатно в течение пары недель, чтобы вы смогли оценить функционал и принять осознанное решение о дальнейшей покупке.

Основные функции систем учета

систематизация материальных ценностей, отслеживание наличие товара на складе;
создание персональной карточки каждого товара с описанием, количеством, передвижением и ценой;
распечатка документов для первичного учета;
работа с большим количеством данных;
возможность вести аналитику продаж и заказов;
простая передача данных по почте;
возможность частично или полностью разграничить доступ;
в некоторых программах встроена CRM-система для анализа эффективности менеджеров, продавцов и кладовщиков;
оповещение о недостающих товарах на складе;
формирование документации для бухгалтерии и поставщиков;
разработка программы лояльности;
работа с несколькими складами и магазинами;
выгрузка данных из других форматов и баз данных;
автоустановка продажной цены по вашей наценке и загрузка прайсов поставщиков.

Использование программ складского учета в разных филиалах и отделениях

Если бизнес идет на расширение, либо программа сразу закупается для нескольких филиалов/отделений, она позволяет координировать их деятельность. Удаленный доступ к складам, фиалам и магазинам легче осуществлять через облачные сервисы. А локальные системы подходят для крупных фирм с большим количеством товаров, чтобы автоматизировать бизнес-процессы.

Большинство программ позволяют настроить обмен данными между подразделениями в разных городах, также следить за передвижением продукции. Сотрудникам в платных версиях можно организовать разные уровни доступа.

На заметку: открытый API позволит доработать программу под ваши индивидуальные потребности.

МойСклад — облачное ПО с широким набором функций. Войти в личный кабинет можно с любого устройства, в том числе с мобильного телефона. Данные пользователей хранятся на надежном хостинге, защищенном от хакерских атак.

Программа подходит для оптовых и розничных магазинов, для небольших предприятий. Малому бизнесу подходит бесплатный тариф, неограниченный по времени. Тариф рассчитан на торговые точки с одним сотрудником. Платные версии рассчитаны на любое количество точек и персонала.

МойСклад интегрируется с:

системами банковского обслуживания;
CMS (системами управления содержимым сайта);
системами аналитики (также есть встроенная аналитика);
CRM-системами;
сервисами доставки.

Пользователям доступна круглосуточная поддержка. Компания помогает клиентам установить и внедрить оборудование.

По каким критериям выбирают ПО

Если вы уже приступали к поиску программы для учета, то наверняка столкнулись со следующей проблемой. Представлено много софтов со схожим функционалом, отличающимся одним-двумя предложениями и оригинальным дизайном.

Чтобы помочь с выбором подходящей для вашего бизнеса программы, мы составили чек-лист с критериями функционального программного обеспечения для склада + поясняющие комментарии.

Понятный интерфейс.

Важно, чтобы пользователь мог самостоятельно без помощи программиста вносить информацию в систему, а также получать необходимые отчеты. Все действия в программе должны быть понятны на интуитивном уровне;

Круглосуточная техподдержка.

После покупки программы сотрудничество с компанией не заканчивается, так как иногда необходима консультация программиста, чтобы разобраться с функционалом программы и устранить возникающие ошибки;

Возможность обновить базу данных в режиме онлайн.

ПО должно загружать информацию о статусе товара сразу же после его изменения;

Отображение статуса товара.

Рядом с товаром стоит отметка (продан, зарезервирован и т.п.). Это предотвращает ситуации, когда оплата прошла, покупатель ждет заказ, а его нет в наличии;

Облачное хранение информации.

Между облачными технологиями и коробочной версией программы стоит выбирать облачное хранение. В этом случае информация находится на сервере поставщика услуги. Благодаря этому вы можете в любой момент и с любого подключенного к интернету устройства обратиться к данным. А в коробочной версии доступ к информации можно получить только с одного компьютера, на который установлена система, что ставит под угрозу сохранность и конфиденциальность информации при возникновении проблем с ПК;

Интеграция с программами;

ПО должно интегрироваться с CRM, онлайн-бухгалтерией и иными необходимыми для нормального функционирования компании программами. Это можно реализовать также через покупку отдельных модулей для совместимости;

Возможность обмена базы данных с интегрированными системами.

Загружать и выгружать информацию важно при работе, совмещенной с CRM-системой, чтобы проводить комплексный анализ программ лояльности и скидок;

Автоматическое изменение розничных цен при варьировании цены при закупке;

Сбор заказа должен производиться автоматически.

Все поставщики и склады должны быть интегрированы для оперативной автоматической передачи информации между заинтересованными членами;

Возможность сортировать позиции товара в отчете.

При составлении отчета товар должен сортироваться на популярные и неходовые позиции для оперативного реагирования на потребительский спрос и корректировки предложений. Например, введение скидок или увеличение поставки товара;

Сегментирование сумм.

Для отслеживания доходов и расходов необходимо отдельно мониторить стоимость товара, стоимость курьерской доставки, стоимость обслуживания;

Автоматическое отражение возврата товара.

В программе должна быть реализована функция полного или частичного возврата товара. Удобно, когда система самостоятельно отслеживает не дошедшие до потребителя заказы, отмечает их на карте движения товара и прикрепляет к карточке продукта сопроводительные документы;

Импортирование прайс-листов в различных форматах.

Чем больше форматов, тем лучше. В программе должны быть хотя бы 2 формата — xls и csv. Также очень полезны функции отдельного импорта только новых или выбранных позиций;

К системе учета товара прилагаются кассовые аппараты для осуществления оплаты онлайн;

Возможность автоматического формирования документации.

Значительно ускоряет работу возможность автоматического составление платежного поручения в банк или счета для покупателя.

Итак, главный критерий — программа должна упрощать работу склада.

Ведение клиентской базы

Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами — важные процессы в любой организации, будь то небольшой магазин или крупная торговая сеть. Самый ценный актив — постоянные клиенты, с которыми важно выстроить и поддерживать отношения: сохранять переписку и записи телефонных разговоров, вести историю заказов и оплат, уведомлять о спецпредложениях.

Ведение клиентской базы в Excel или на бумаге не только малоэффективно, но и грозит потерей ценных данных. Используя CRM (Customer Relationship Management или Систему управления отношениями с клиентами), вы сможете сохранять заявки, полученные по всем каналам, отслеживать взаимодействия с клиентами, ставить задачи и настраивать напоминания для ответственных сотрудников, а также организовать «подогрев» и поддержку.

Комплексная автоматизация складского учета с ПО DataMobile

Обратиться к нам за помощью можно на любом этапе разработки системы складской автоматизации, причем размеры, специфика и загруженность локации не имеют значения. Мы готовы браться и за небольшие транзитные склады, и за производственные комплексы.

Как мы работаем? Разбиваем процесс на этапы:

Обязательно начинаем с обследования, позволяющего провести оценку помещения и диагностику задач. По результатам составляем «Отчет об обследовании» с подробными рекомендациями для клиента.
На базе отчета, совместно с клиентом составляем детальное техзадание. Заказчик получит четко прописанную техническую составляющую будущей автоматизированной системы и смету, включающую стоимость всех компонентов предложенного решения.
Вместе с клиентом готовим окончательный план проекта, включая подробную смету и бланк договора. Конечное предложение прикрепляем к контракту — в качестве приложения.
Автоматизируем склад — частично или под ключ.

Что может предусматривать последний этап? Все зависит только ваших пожеланий. Мы можем:

Взять на себя разработку нужного софта целиком, доработать существующий и интегрировать его с 1С и другими товароучетными программами.
Внедрить на вашем предприятии модуль Адресный склад DataMobile для типовых конфигураций 1С, не поддерживающих динамическое адресное хранение.
Поставить необходимое оборудование, включая технику для маркировки продукции и аксессуары, облегчающие использование основных устройств.
Обучить персонал и помочь ввести объект в эксплуатацию.
«Вести» готовый проект и дальше, то есть выполнять постпродакшн: от обслуживания WMS до экспертного сопровождения товароучетных операций.
Выполнять гарантийный и постгарантийный ремонт оборудования.

Как вести учет товара в маленьком магазине

Стоимость и масштаб автоматизации магазина зависит от специфики продаж, оборота, количества сотрудников и других факторов. Например, для ларька или хлебного киоска вполне подойдет обычная онлайн-касса. Ее функций достаточно для проверки выручки за смену, среднего чека и эффективности работы кассира.

Зачем компаниям программы для автоматизации работы склада

Преимущества, которые обеспечивают системы автоматизации работы склада и программы складского учета, затрагивают большинство ключевых аспектов операционной деятельности компании.

Снижение издержек. Трекинг товарных потоков делает отслеживание перемещений товаров между складами проще, информируя о поступлениях и отгрузках, а также помогая избегать потерь и воровства среди персонала.
Рост оборачиваемости. Программы автоматизации позволяют точнее контролировать остатки товаров и дефицит, а также формировать заказы поставщикам на основе анализа спроса и сезонности. Это помогает увеличивать оборачиваемость товара и удовлетворять потребности клиентов.
Эффективные рабочие процессы. Сегодня многие системы автоматизации складского учета доступны не только на компьютерах, но и на планшетах и смартфонах, что повышает мобильность сотрудников и эффективность выполнения задач в независимости от их местонахождения и формата работы.
Меньше ошибок и расхождений. Системы автоматизации позволяют настроить автоматическое списание товаров при продаже, а также обновление информации о ценах, скидках и акциях в реальном времени, исключая множество факторов, которые приводят к ошибкам и расхождениям.
Рост мотивации и снижение текучки персонала. Автоматизация склада позволяет менеджерам эффективнее оценивать работу сотрудников, контролировать их рабочие часы, выполнение задач и начисление премий.
Упрощение бухгалтерского учета. Отчетность в цифровом формате, которую формируют система автоматизации склада помогает быстрее генерировать точные отчеты по продажам, прибыли, налогам и другим показателям.

Основные проблемы доставки склада

Организация доставки со своего производства или склада на другой, или оптовая отгрузка покупателю требует соблюдения всех нюансов продукции ( сроки годности, особенности хранения) и логистики.

Компании часто сталкиваются с такими трудностями:

Наличие и отслеживание транспорта. Необходимо иметь запас автомашин для отгрузок продукции разным клиентам в далекие регионы.
Проведение удаленных оплат. Клиенты и курьеры в курсе совершенной оплаты, важно только передать заказ, а у бухгалтерии уже есть все документы для последующей отчетности.
Корректное распределение заказов. Важно проверять сборку заказа сотрудниками и эффективно разделять задачи между подразделениями.
Составление маршрутов и логистики. Товар могут отправить не на тот адрес, или вообще не отправить вовремя.
Ведение и контроль дополнительной документации, связанной с логистикой.
Управление качеством работы курьеров, оборудованием и состоянием груза.

Основы автоматизации бизнеса

Что такое бизнес? Если не углубляться, то это деятельность, направленная на извлечение прибыли. Но так смотреть на вопрос неправильно, ведь просто делать что-то для получения денег – это еще не бизнес. Поэтому определение нужно усложнять. Любая деятельность, в том числе направленная на извлечение прибыли, состоит из трех постоянно повторяющихся действий:

Принятие решения
Действие
Результат или ответственность: в зависимости от того, какое действие предпринято

Это важно, потому что в каждом из этих этапов можно найти то, что можно упростить, автоматизировать, тем самым сократить затраты на каждый этап, и вот это уже ближе к бизнесу.

Управляющий – человек, от которого зависит то, как бизнес будет работать. Сколько денег затрачивается на его поддержание, какие убытки несет компания от действий сотрудников, насколько эффективен каждый из них. Все перечисленное лежит в сфере влияния руководителя, и все это всегда можно улучшить.

Рассмотрим на примере небольшого завода, это проще и понятнее:

Если сотрудник на заводе удовлетворен зарплатой, он не будет красть, значит, убытки будут снижены – это одна сторона медали. Чтобы избежать краж можно пойти другим путем – улучшить систему безопасности. Это один из способов оптимизации. Сделали хорошую систему безопасности – сотрудник не крадет, зарплату можно уменьшить и сократить затраты на кадры. Сурово, но это правда бизнеса и здоровый способ сокращения издержек
Еще один путь оптимизации – от большей части сотрудников вообще можно избавиться: нужно просто автоматизировать часть производственных процессов, тем самым исключить человеческий фактор из процесса. Красть просто некому

МойСклад для оптовой торговли

МойСклад с точностью отображает количество товаров на складе, в том числе товары в резерве. В сервисе можно работать с договорами, прайс-листами, клиентской базой, печатать накладные и другие необходимые документы. Ведется статистика продаж, накапливается финансовая аналитика. Есть поддержка мультивалютности.

Для оптовой торговли МойСклад позволяет:

вести учет товаров по серийным номерам и штрих-кодам;
обрабатывать заказы;
резервировать товары на складах;
работать с документами;
вести статистику продаж;
контролировать взаиморасчеты;
работать с клиентской базой;
делать рассылки через почтовые сервисы.

Система облачного складского учета ЕКАМ пользуется большой популярностью, так как позволяет не только вести товарный учет, но и автоматизировать торговлю с использованием дополнительного ПО и онлайн-кассы.

Преимущества:

Удаленная работа с программой.
Точный контроль остатков.
Позволяет подключить полноценный интернет-магазин.
Загрузка прайсов возможна непосредственно в программу.
Одновременный товароучет в нескольких подразделениях.
Интуитивно понятный интерфейс.
Возможность индивидуальных настроек под требования бизнеса.
Расширенный выбор отчетов, имеющих тонкую настройку.
Возможность создания технологических карт для списания.
Интеграция с различными бухгалтерскими программами.
Автоматический заказ товаров у поставщиков.
Моментальное обновление баз при продаже товаров.
Поддерживает всевозможные формы документации.

Облачный сервис ЕКАМ отличается гибкостью, поэтому не придется приобретать другую программу, так как она развивается одновременно с ростом бизнеса. Возможность использовать как в интернет-торговле, так и офлайн-бизнесе делает сервис универсальным инструментом.

Облачный сервис LiteBox для ведения складского и финансового учета, который подойдет малому бизнесу. Программа обладает полным функционалом, позволяющим вести торговлю и складской учет, обрабатывать документацию, вести аналитику и проводить маркетинговые исследования.