Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное дело — правила ведения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведение личных дел для государственных гражданских и муниципальных служащих обязательно, а вот для учреждений, финансируемых из бюджетов различного уровня, — нет. Однако мы все-таки рекомендуем вести личные дела, так как это удобно: вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. Вместе с тем напомним работодателям: если принято решение о ведении личных дел в учреждении, необходимо позаботиться о мероприятиях по защите от утраты или разглашения сведений, хранящихся в личных делах работников.
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Ардатовского муниципального района
Администрации города Тюмени от 27.10.2017 N 734) т) копии документов о награждении, присвоении почетных и (или) специальных званий, копия распоряжения работодателя о поощрении; у) копии распоряжений работодателя, связанные с трудовой деятельностью, в том числе о применении, снятии дисциплинарных взысканий; ф) согласие на обработку персональных данных по форме, установленной муниципальным нормативным правовым актом Администрации города Тюмени; х) заявление о выборе кредитной организации. 2.2. К личному делу работника АГТ приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами. К личному делу работника АГТ приобщаются также его письменные объяснения, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. 3.
Учитывая сравнительно небольшое количество таких дел, представляется целесообразным рекомендовать кадровым службам организаций обеспечить для них сейфовое хранение, что будет посильным для большинства организаций.Пример 1
Образец оформления описи дел структурного подразделения по личному составу уволенных государственных / муниципальных служащих
Она составляется кадровой службой на личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих по окончании каждого делопроизводственного года по форме, указанной в приложении № 6 Основных правил (опись дел по личному составу структурного подразделения организации), причем записи о передаче и приеме в архив, имеющиеся в форме, не делаются.
В нашем примере номер описи дел – 09 л/с2008, где 09 – цифровое обозначение структурного подразделения по штатному расписанию, л/с – прописные начальные буквы наименования категории документов (личный состав), 2008 – год увольнения работников, по которому их личные дела включаются в опись. Опись имеет валовую нумерацию.
Личное дело — правила ведения
МУ; о) справка о результатах предварительного и (или) периодического медицинского осмотра (обследования) (если требуется в соответствии с требованиями действующего законодательства); п) копии распоряжений работодателя о приеме на работу (назначении на должность), об увольнении (расторжении трудового договора); р) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору; с) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений); т) документы о результатах аттестации; у) копии документов о государственной регистрации актов гражданского состояния; (пп. «у» в ред.
Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел
Конечно, за отсутствие самих личных дел казенные, автономные и бюджетные учреждения вряд ли могут быть привлечены к ответственности, так как обязанность их вести для работодателей данного типа не установлена, а вот на государственной гражданской или муниципальной службе — вполне возможно.
Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах. В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.
Отметим, что возможно наступление и уголовной ответственности. Но это касается лишь случаев разглашения сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 ТК РФ).
Правила оформления личного дела
Типовая форма личного дела не утверждена, поэтому оно оформляется в свободной форме, учитывая требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
К формированию и оформлению личного дела нужно подойти со всей ответственностью, так как на основании п. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, личные дела работников, в том числе государственных и муниципальных служащих, хранятся в организации 75 лет.
Права госслужащего на защиту ПДн
Чтобы обеспечить защиту ПДн, хранящихся в организации, госслужащий наделен правом на:
- получение полной информации по собственным ПДн и используемым способам их обрабатывания;
- неоплачиваемый и беспрепятственный доступ к личным сведениям, получение копий, сделанных на основе информации, в которой содержатся персональные сведения субъекта. Исключением из этого требования считают случаи, оговоренные законодательством;
- выбор представителей с целью защиты личной информации;
- возможность доступа к ПДн медицинского характера с использованием услуг медицинского работника на свое усмотрение;
- возможность требовать исключения или исправления некорректных, неверных, неполных личных сведений, данных, обработанных с нарушениями норм законодательства о труде.
Если собственник предприятия отказывается исключать, вносить изменения в ПДн госслужащего, он может подать заявление в письменном виде работодателю, что не согласен с такими действиями, и обосновать такое несогласие. Личные сведения оценочного характера государственный служащий может дополнить соответствующим заявлением, в котором будет выражена его точка зрения.
Госслужащий может требовать от работодателя известить всех лиц, получивших ранее неверные или неполные сведения личного характера о субъекте, а также обо всех выполненных в них исключениях, дополнениях, исправлениях.
Субъект ПДн также имеет право обратиться в суд с жалобой на неправомерность действий или бездействие со стороны работодателя во время обработки его личной информации, требуя защиты своих персональных сведений.
Для кого опись обязательна
В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.
Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций». С чем это связано?
Во-первых, этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с личным делом работника.
Во-вторых, ведомость в обязательном порядке составляется при сдаче дел в архив предприятия, где хранится после увольнения сотрудника в течение 75 лет (см. п. «а», «б» ст. 656 «Перечня типовых управленческих документов…»).
Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации.
Документы, включаемые в личное делопроизводство
заявление о приеме на работуличная карточка по форме Т-2
В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.
По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.
Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.
Работа грамотно и быстро
Не обойдется . Список в каждой компании свой, и каждый секретарь составит его без труда.
Все эти заголовки будут в номенклатуре дел.
А вот появится ли в разделе дело «Переписка с ООО “Позитив”», неизвестно.
Даже если переговоры с этой компанией активно ведутся, нельзя быть уверенным в этом абсолютно.
Если не учитывать все эти тонкости при оформлении личных дел сотрудников компании, то системой документооборота будет достаточно сложно пользоваться. Только архивариусы, имеющие соответствующие профессиональные знания, смогут выполнить эту непростую работу грамотно и быстро. Обратитесь к нам и личные дела ваших сотрудников всегда будут в полном порядке!
Образец описи документов в личном деле работника
Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.
Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:
- его дату и номер;
- название;
- номер листа в личном деле;
- является документ оригиналом или копией.
Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.
При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.
Перед передачей личного дела в архив в описи:
- пустые поля перечеркиваются буквой Z;
- делается запись об общем количестве документов и страниц;
- ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.
описи документов в личном деле работника можно здесь: Образец описи в личное дело.
Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.
Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего
Обязанности специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области, ответственного за ведение и хранение личных дел муниципальных служащих По ведению и хранению личных дел муниципальных служащих специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела муниципального служащего и их сохранность; В недельный срок вносит в личное дело муниципального служащего сведения обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело муниципального служащего в соответствии с настоящим Порядком. Осуществляет передачу личных дел уволенных муниципальных служащих в соответствии с настоящим Порядком.
Как правильно формировать личные дела муниципальных служащих
Закона о персональных данных).В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др. Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу.
Российской Федерации; 25) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению; 26) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; 27) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащих сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральным законом. 28) данные об ознакомлении муниципального служащего с документами его личного дела. 2. В личное дело вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. 3.