Резервы отпусков: проводим инвентаризацию и готовимся к 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Резервы отпусков: проводим инвентаризацию и готовимся к 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию. Необходимо иметь в виду, что в случае применения кассового метода резерв предстоящих расходов на оплату отпусков создавать нельзя, а суммы отпускных признаются расходами только в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Как определить оценочное значение при формировании резерва на оплату отпусков?

Рекомендации в части порядка определения оценочного значения при формировании резерва на оплату отпусков содержатся в Письме Минфина РФ от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Согласно им оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, на последний день месяца, квартала или года соответственно, исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату (данные предоставляются кадровой службой).

Резерв при этом рассчитывается как сумма оплаты отпусков работников за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на ОПС, ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, ОМС, а также взносов по травматизму.

Чиновники рекомендуют определять сумму расходов на оплату предстоящих отпусков одним из следующих способов:

1) исходя из средней заработной платы, рассчитанной персонифицированно по каждому сотруднику;

2) исходя из средней заработной платы, рассчитанной по учреждению в целом;

3) исходя из средней заработной платы, рассчитанной по отдельным категориям сотрудников (группам персонала).

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Способ 1. Он используется, как правило, в случае, если в учреждении не много работников. При использовании данного способа расчет производится персонифицированно по каждому сотруднику по следующей формуле:

Р1 = К1 х ЗП1, где:

Р1 – сумма отчислений в резерв отпусков по одному работнику в части заработной платы;

К1 – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы по дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года) по одному сотруднику;

ЗП1 – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.

Для определения общей суммы резерва отпусков в части заработной платы суммируются суммы отчислений в резерв по всем работникам по формуле:

Резерв отпусков = Р1 + Р2 + Рn.

Новые виды операций для учета оценочных обязательств, резервов и отпусков

В документ Отражение зарплаты в бухучете для дальнейшего формирования в бухгалтерской программе проводок по списанию накопленных ранее обязательств и резервов добавлены следующие виды автоматических операций:

• ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств — для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
• ежегодный отпуск — для отражения отпускных, не покрытых сформированными ранее обязательства. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат;
• компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств — для отражения компенсации ежегодного отпуска, начисляемой в счет сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
• компенсация ежегодного отпуска — для отражения компенсации ежегодного отпуска, для которой сформированных ранее обязательств оказалось недостаточно. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат.

Если резервы формируются и в налоговом учете, то их суммы могут отличаться от сумм, отраженных в бухгалтерском учете. В этом случае отпуск может отражаться также по видам операций:

• ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов — для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухучете обязательств и накопленных в налоговом учете резервов;
• ежегодный отпуск за счет резервов — для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных резервов в налоговом учете.

Документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам»

В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) на закладке Оценочные обязательства текущего месяца заполняются итоговые сводные данные для передачи в бухгалтерскую программу в разрезе подразделений и способов отражения.

В бухгалтерскую программу передаются следующие показатели:

• Сумма резерва — это оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва страховых взносов — это оценочные обязательства по страховым взносам, начисляемым на сумму отпускных в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва ФСС НС и ПЗ резерва — это оценочные обязательства по взносам, начисляемым на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва (НУ) — резерв отпусков в налоговом учете;
• Сумма резерва страховых взносов (НУ) — резерв страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных в налоговом учете;
• Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (НУ) — резерв, начисляемых на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в налоговом учете.

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

• по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
• по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.

Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.

Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.

Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:

№ п/п	ФИО сотрудника	Дата заключения трудового договора	Заработано на 01.12.2021	Использовано	Резерв	Количество дней отпуска без сохранения зарплаты
1	Иванов Иван Иванович	01.12.2017	224	120	104
2	Петров Петр Петрович	30.11.2020	56	30	16	3
3	Викторова Виктория Викторовна	05.12.2017	112	50	62

Признание оценочных обязательств методом обязательств (МСФО)

Пример

Организация ведет учет оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков в бухгалтерском учете методом обязательств (МСФО), а учет резервов в налоговом учете не ведет. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков сотруднице Боровой А.Н.:

• за январь 2021 г., если в январе сотруднице начислено по окладу — 70000,00 руб., страховые взносы — 21000,00 руб., взносы НСиПЗ — 140,00 руб., остаток дней отпуска на 31.01.2021 составляет 18,67 дней, а средний заработок для оплаты отпусков на конец января — 2389,08 руб.

• за февраль 2021 г., если в январе сотруднице начислено по окладу — 70000,00 руб., начислена премия — 14000,00 руб., страховые взносы — 25200,00 руб., взносы НСиПЗ — 168,00 руб., остаток дней отпуска на 28.02.2021 составляет 21,00 дней, а средний заработок для оплаты отпусков на конец февраля — 2448,81 руб.

• за март 2021 г., если в марте сотрудница использовала 7,00 дней ежегодного отпуска, были начислены отпускные в размере 17141,67 руб., начислено по окладу — 54090,91 руб., страховые взносы — 21369,77 руб., взносы НСиПЗ — 142,47 руб., остаток дней отпуска на 31.03.2021 составляет 16,33 дней, а средний заработок для оплаты отпусков на конец марта — 2443,17 руб.

Проводки по резерву отпусков в бухгалтерском учете

Создание резерва на оплату отпусков отображается проводкой Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 96. ПБУ 8/2010 не указывает, как часто на протяжении года она должна выполняться. Это юрлицу тоже придется установить самостоятельно. В целях равномерного отнесения на затраты начисления можно делать помесячно или поквартально.

Расходоваться резерв будет в течение следующего года. Каждый раз при начислении отпускных и относящихся к ним отчислений возникающие при расчете суммы будут списываться со счета 96 записями Дт 96 Кт 70 и Дт 96 Кт 69 (п. 21 ПБУ 8/2010).

Правильность сумм показываемого в учете резерва подлежит периодической (а на конец года — обязательной) проверке (п. 23 ПБУ 8/2010). По ее итогам резерв может быть скорректирован в сторону уменьшения или увеличения.

Если резерв полностью использован до истечения года, на который он создавался, суммы продолжающих начисляться отпускных и начислений на них следует относить на затраты (п. 21 ПБУ 8/2010). Если же реальные расходы по отпускным не вышли за пределы величины резерва, то его излишек можно в конце года не относить в прочие доходы, а учесть в объеме резерва, формируемого на следующий год (п. 22 ПБУ 8/2010).

***

Резерв, создаваемый по отпускным, приходящимся на следующий год, относится к числу оценочных обязательств, регулируемых ПБУ 8/2010. В бухучете он должен создаваться всеми юрлицами, кроме тех, кто может не использовать это ПБУ. Разработать алгоритм расчета и установить периодичность отчислений в резерв нужно самостоятельно. Итоговый объем резерва составляют как сами отпускные, так и отчисления по ним в фонды. При начислении и списании резерва отпусков проводки корреспондируют со счетом 96. Начисление отражается с указанием этого счета в кредитовой части записи и счетов учета затрат — в дебетовой. Списание делается проводкой, имеющей в дебетовой части счет 96, а в кредитовой — счета 70 и 69. Резерв подлежит инвентаризации.

***

Еще больше материалов по теме в рубрике «Бухгалтерский учет».

Законодательство о резервах по отпускам

Согласно п. 1 ст. 324.1 НК РФ, компании, которые принимают решение о том, чтобы планомерно отражать в налоговом учете предстоящие расходы по отпускам, обязательно должны включить соответствующее положение в учетную политику для целей налогообложения. При этом следует отразить: какой метод резервирования средств будет использоваться, какова максимальная сумма отчислений и какой ежемесячный процент будет отчисляться в резерв.

Указанные сведения берутся не просто так ─ для документального подтверждения информации следует сформировать особый расчет (или смету).

В этом документе отражается расчет ежемесячной величины отчислений на основании плановой величины расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов). Законодательно утвержденной формы расчета нет, а потому компании разрабатывают ее самостоятельно и включают в учетную политику в качестве приложения.

Что касается процента отчислений, то он рассчитывается по формуле:

Плановая годовая величина расходов на отпуск / Плановая годовая величина расходов на оплату труда

Согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ, по итогам налогового периода хозяйствующий субъект должен проводить инвентаризацию сформированного резерва по отпускам. Если он использован неполностью, то есть по итогам периода имеются неиспользованные суммы, их нужно включать в базу по налогу на прибыль текущего периода.

Если размера сформированного резерва оказалось недостаточно, то отпускные и страховые взносы по ним, не вошедшие в резерв, включаются в затраты для определения базы по налогу на прибыль.

Кому и когда создавать резерв

Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.

По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.

Ре­зерв от­пус­ков со­зда­ет­ся на от­чет­ную дату. Этой датой для учреждения могут быть:

1) по­след­нее число каж­до­го ме­ся­ца — ва­ри­ант более тру­до­ем­кий;

2) по­след­нее число каж­до­го квар­та­ла — этот ва­ри­ант наи­бо­лее удобен;

3) 31 де­каб­ря — этот ва­ри­ант самый про­стой, но его могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.

Какую дату для рас­че­та ре­зер­ва вы­брать — учреждение ре­ша­ет самостоятельно и за­креп­ля­ет это в своей Учет­ной по­ли­ти­ке.

Инвентаризация резервов по отпускам

Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.

Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.

Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.

Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.

Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.

Для чего создаются резервы в целях налогообложения?

В статье 25 НК РФ предлагается два варианта учета отпускных в составе расходов на оплату труда:

либо на основании п. 7 (как расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ);

либо на основании п. 24 (в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам, осуществляемых в соответствии со ст. 324.1 НК РФ).

Создание любого резерва в налоговом учете преследует цель равномерного включения предстоящих затрат в расходы, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль.

Например, работники учреждения, задействованные в приносящей доход деятельности, идут отдыхать «неравномерно» (как правило, количество отдыхающих в летний период гораздо выше, чем в другие времена года). В этом случае размер облагаемой базы по налогу на прибыль может существенно колебаться, а в период массовых отпусков может даже образоваться убыток. Во избежание подобной ситуации и целесообразно создаем резерв на оплату отпусков.

Рассмотрим, как формируются оценочные обязательства и резервы по отпускам в «1С:Зарплата и Управление Персоналом».

Первоначально нужно сделать настройки учетной политики. Справочник Организация – Учетная политика и другие настройки – Оценочные обязательства (резервы) отпусков – В открывшемся окне задаем параметры. В нашем случае:

1. Оценочные обязательства формируются в бухгалтерском учете нормативным методом;
2. Учитываются в налоговом учете;
3. Ежемесячный процент отчислений от ФОТ – 10%, определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда;
4. Предельная сумма отчислений в год – 100 000,00 руб. Рассчитывается согласно смете, утверждена в локальном акте организации.

Рассмотрим обычные для резерва отпусков проводки для начисления и списания резервов в согласовании с учетной записью на счете 96 в таблице ниже.

Дт	Счет	Кт	Описание
08	Внеоборотные активы	96.01	Начислен резерв на отпуск в подразделении
20	Основное производство	96.01	-«-
23	Вспомогательное производство	96.01	-«-
26	Общехозяйственные затраты	96.01	-«-
44	Расходы на продажу	96.01	-«-
69	Расчеты с внебюджетными фондами	96.01	Начисление взносов по страхованию по фондам
96.01	Резерв на оплату отпуска	70 Расходы на оплату труда	Начисление отпускных за счет резерва
96.01	-«-	69	Начислены взносы по страхованию с отпускных сумм

Резерв постоянно начисляется на тех же счетах, что и зарплата служащих. Страховые платежи взимаются по одному и тому же принципу, но в корреспонденции с учетом резерва, а не со счетами расчетов с внебюджетными фондами.

Остаток на 96 счете резерва отпусков в формировании отчетности должен быть отражен в пассиве баланса. Для этого есть строчка 1540 «Оценочные обязательства».

Если резервы предстоящих отпусков в организации создаются лишь в бухгалтерском учете, то основание для расчета налога на прибыль не уменьшается, а появляются временные налоговые разницы. Если в учетной политике налогового учета сообщается, что данные затраты учитываются при расчете налога на прибыль, то становится возможным сделать его в порядке, обозначенном в ст. 324,1 Налогового кодекса.

Резервы отпусков и пример расчета

Чтобы лучше понять изложенный выше материал, рассмотрим выполнение расчета в вымышленной организации «Старт». Допустим, она отразила в учетной политике, что резерв на отпуск оплачивается каждый квартал. Для определения зарплаты и страховых премий употребляется счет 44 «Издержки обращения». В компании работают 20 человек. Она не имеет оснований для внедрения пониженных или повышенных страховых тарифов (общая ставка премии составляет 30,2%). По состоянию на 31.03.2017 года данные за квартал выглядят следующим образом:

• Число дней неиспользованного отпуска — 134.
• За 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 рублей.
• 91 день в квартале.

Методика расчета:

1. Высчитать резерв на 03/31/2017:

СДЗ = 678 000/91/20 = 372,53 руб.

Размер резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.

Для резерва отпусков проводки:

Дт 44 «Издержки обращения » Кт 96.01 — 998 380,40 рублей.

Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 — 301 510,88 рублей.

2. Добавим дополнительные данные в наш пример, чтоб узнать, как корректируется отпускное пособие:

• По состоянию на 31 марта 2017 года были предусмотрены резервы и страховые платежи в размере 1 299 891,28 рублей.
• Во 2 квартале сумма начисленных отпусков и страховых премий от них составила 140 900 рублей.
• Число неиспользованных дней отпуска в конце второго квартала составляет 120 дней.
• Зарплата за 2 квартал и число служащих оставалось аналогичным, как и в прошлом периоде.

В итоге, по состоянию на 30 июня 2017 года сумма неиспользованной отпускной суммы резерва составляет 1299,891,28 — 140,900 = 1,158,991,28 рублей.

Вариант 1: самый простой

Наиболее простой вариант — планирование суммы, аналогичной израсходованной на отдых, и взносов по страхованию в текущем году. Создается при этом методе резерв один раз — 31 декабря. Правда, обязательство в данном варианте будет превышено, так как наниматель еще не должен сотрудникам столько денег.

Пример.

ООО «Компания» формирует оценочное обязательство по отпускным суммам один раз в год. За 2020 год были выплачены отпускные в размере 100 000 руб., также на них начислены страховые взносы в размере 30 200 руб. (100 000 × 30,2 %). На 31.12.2018 бухгалтер сделал проводку:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция
44	96	130 200	Сформирован резерв отпусков на 2020 год

Вариант 2: более точный

Второй способ заключается в следующем:

• посчитать число неиспользованных дней у всех сотрудников на дату отражения резерва;
• произвести расчет среднедневной зарплаты в учреждении. Например, по формуле:

• вывести по формуле буферные средства = СДЗ × (1 + тариф взносов по совокупности) × число неиспользованных дней отдыха на дату отчета. Тариф совокупных взносов представляет сумму тарифов тех взносов, которые начисляются на зарплату.

Периодичность расчета также можно предусмотреть один раз в год, но при этом методе лучше делать перерасчет чаще: раз в квартал или даже ежемесячно.

Пример.

ООО «Компания» производит расчет оценочного обязательства по отпускам на последнее число каждого квартала.

Число сотрудников (не изменялось) — 10 человек.

Сумма зарплаты за 2020 год — 2 млн. руб.

Число неотгулянных дней отпуска:

• на 31.12.2018 — 50;
• на 31.03.2019 — 60;
• на 30.06.2019 — 40.

Выплачено отпускных:

• за 1 квартал 2020 — 20 000;
• за 2 квартал 2020 — 40 000.

Для начала определим расчет среднего заработка:

Средний дневной заработок = 2 000 000 / 12 × 29,3 × 10 = 568,83 руб.

Остальные расчеты и проводки приведем в таблице:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция (расчет)
на 31.12.2018
44	96	37 030,83	Сформирован резерв 568,83 × 1,302 × 50 = 37 030,83.
За 1 квартал
96	70	20 000,00	Начислены отпускные за 1 квартал.
96	69	6040,00	Начислены страховые взносы 20 000,00 × 0,302 = 6040,00.
44	96	33 447,00	На 31.03.2019: должна быть сумма резерва 568,83 × 1,302 × 60 = 44 437,00; остаток ранее начисленного резерва: 37 030,83 – 20 000 – 6040 = 10 990,83; доначислен резерв: 44 437,83 – 10 990,83 = 33 447,00.
За 2 квартал
96	70	30 000,00	Начислены отпускные за 2 квартал.
96	69	9060,00	Начислены страховые взносы 30 000,00 × 0,302 = 9060,00.
44	96	24 250,67	На 30.06.2019: должна быть сумма резерва 568,83 × 1,302 × 40 = 29 627,67; остаток ранее начисленного резерва: 44 437,00 – 30 000 – 9060 = 5377,00; доначислен резерв: 29 627,67 – 5377 = 24 250,67.

Особенности бухгалтерского учета резерва отпускных

В состав стоимостной оценки резерва БУ входят суммы отпускных выплат и социальных отчислений в фонды. Порядок проведения расчета потребных сумм может производиться разными способами в зависимости от объемности процедуры и штата.Существуют 2 способа подсчета сумм резервирования:

• Фонд формируется по каждому работнику персонально. Определение величины резервируемых сумм устанавливается из расчета фактического среднего заработка сотрудника и количества дней положенногоотпуска. Расчет трудоемкий, но отвечает требованию обеспечения наиболее вероятной стоимостной оценки.
• Фонд определяется по усредненному показателю. В качестве отправных показателей принимаются средняя заработная плата всех работников и общее число положенного им дней отдыха.

Суммы, начисленные для оплаты отпускных и отчислений в фонды, выплачиваются в течение года только за счет средств резерва. Операции по учету данных, списанию сумм оформляются проводками.

Похожие записи:

• Калькулятор госпошлины при обращении в суд 2022 года
• Закрывающие документы для бухгалтерии от ИП
• Страховые взносы и индексация пенсий