Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция для работодателя: перевод зарплаты сотрудников в другой банк». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Возможность перевода зарплаты на личный счет работника должна быть предусмотрена либо в коллективном договоре, либо в трудовом договоре с ним. Кроме того, работодатель имеет право выплачивать сотрудникам зарплату не только по месту работы, но и посредством перевода в кредитную организацию, выбранную работником. Свой выбор работник должен указать в заявлении. За работником также закреплено право изменять кредитную организацию сколько угодно раз. Для этого он должен написать новое заявление не позднее, чем за 5 дней до даты выдачи зарплаты и указать в нем реквизиты новой организации.
Спорные моменты с налогообложением и учетом выплат
Трудности с переводом сумм заработка на личные карты работников или в пользу третьих лиц обусловлены запутанным механизмом учета комиссионных вознаграждений банкам и возможными задержками перечислений сумм через сторонние банковские структуры. Для бухгалтера сложности могут возникнуть из-за разных сроков зачисления денег по картам банков. Если отправлять зарплату всем сотрудникам в один день с одновременной уплатой НДФЛ и взносов, то получится, что:
- часть персонала получит деньги в тот же день;
- сотрудники, чьи доходы должны зачисляться на чужие или на их личные карты, но в других банках, получат деньги с задержкой, что может стать причиной конфликтов.
Второй нюанс – оплата комиссии банка. Если работник письменно выразил согласие на удержание из его доходов средств и направления их на оплату вознаграждения в пользу банковской организации за произведенный ею перевод, работодатель вправе воспользоваться этим. Не запрещается производить оплату комиссии за счет средств работодателя.
Расходы по расчетам с банком должны засчитываться в налогооблагаемой базе по нормам п. 29 ст. 270 НК РФ. Если средства перечисляются на карточные счета, которые не относятся к зарплатному проекту, то суммы по их обслуживанию не могут быть учтены при вычислении базы по налогу на прибыль. Эти суммы приравниваются к оплате товаров, предназначенных для личного потребления сотрудниками. Аналогичным образом учитываются средства, затрачиваемые на открытие карт, их перевыпуск. Суммы вознаграждений, которые взимаются банком при перечислении зарплаты, уменьшают базу для обложения налогом на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Такая позиция озвучена в Письме Минфина от 22 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/131.
Если в организации большой штат сотрудников и перечисление зарплаты на счет, открытый на третье лицо, не носит разовый характер, то для удобства можно завести журнал учета заявлений от работников по переводу зарплаты третьим лицам. Удобен он не только для организации внутреннего документооборота, но в случае проверки переводов со стороны судебных приставов или трудиспекции. Если вести журнал для организации не очень удобно, но учет можно осуществлять путем составления индивидуальных регистров.
Важно! Учет переводов зарплаты сотруднику на счет третьего лица в организации можно вести в специальном журнале, либо составляя на каждого работника отдельный регистр.
Важно также обратит внимание на оформление платежного поручения. В платежке нужно указать, что перечисление осуществляется из зарплаты работника, а также указать период, за который зарплата начислена. Иначе могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов о том, то зарплата работнику не выплачена, либо работодатель подарил деньги третьему лицу. В платежке также указываются реквизиты документа, на основании которого работодатель перечисляет зарплату третьему лицу. Указывают либо заявление от работника, либо исполнительный лист, либо приказ судебных органов. Если зарплата переводится по заявлению, то указывают его дату, а в случае перевода зарплаты по исполнительному листу или приказу суда – номер и дату. Это позволит в случае необходимости подтвердить необходимость перевода зарплаты, а также вести учет собственных платежей компании.
Как перечислить зарплату нескольким работникам
Когда необходимо перечислить зарплату нескольким работникам, составляется одно платёжное поручение на всю сумму. К нему прилагается реестр платежей. Платёжка должна содержать:
- поле 16 «Получатель» – наименование банка, в котором открыты счета работников, а также его местонахождение
- поле 7 «Сумма» – итоговая сумма к перечислению
- поле 6 «Сумма прописью» – итоговая сумма к перечислению прописью
- поле 20 «Назначение платежа» – код 1
- поле 21 «Очерёдность платежа» – код 3
- поле 24 «Назначение платежа» – наименование выплаты, а также номер и дата реестра, прилагаемого к платёжному поручению
Согласно приложению 1 к Положению Центробанка РФ от 29.06.2021 № 762-П работодатель при удержании из зарплаты суммы по исполнительному листу должен указать в поле 24 итоговую сумму удержания (ВЗС).
Форму реестра банки разрабатывают самостоятельно. Единая форма отсутствует, однако существуют общие требования, изложенные в п. 1.19 Положения Центробанка РФ от 29.06.2021 № 762-П. В реестре нужно указать:
- ФИО работников
- их расчётные счета
- суммы к перечислению
- суммы удержаний
Создание документа Платежное поручение на выплату зарплаты
Перечисление заработной платы за месяц оформляется отдельным платежным поручением на каждого сотрудника, сформировать которые можно с помощью обработки Платежные поручения на каждого работника (Зарплата и кадры — Платежные поручения на каждого работника). Обработку удобнее запустить из подготовленного документа Ведомость в банк. Для этого нажмите на кнопку Создать на основании — Платежные поручения (на каждого работника) (, ). В этом случае будет открыта форма обработки Платежные поручения на каждого работника, некоторые поля которой будут автоматически заполнены данными из документа-основания, за исключением:
-
в поле Статья движения денежных средств уточните статью движения денежных средств из справочника Статьи движения денежных средств (Справочники — Статьи движения денежных средств) — автоматически устанавливается статья Оплата труда
-
в поле Дата платежных поручений уточните дату платежных поручений
-
в табличной части Платежные поручения в колонке Счет отображается счет сотрудника, на который должна быть перечислена зарплата. Колонка автоматически заполняется, если счет указан в карточке сотрудника или физического лица. Если у сотрудника несколько счетов и не выделен основной счет, то счет, на который будет перечислена зарплата, выбирается непосредственно в табличной части формы обработки.
-
с 01.06.2020 года в платежном поручении необходимо указывать код вида дохода при выплате доходов через банк (Указание Банка России от 14.10.2019 № 5286-У). Данный код указывается автоматически в документе Платежное поручение в поле Удержание по исполнительному листу (это значение будет указано в реквизите 20 Наз. пл. платежного поручения). Значение кода зависит от значения в поле Вид дохода документа Ведомость в банк. Если в поле Вид дохода было указано значение Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания, то в платежном поручении будет указано значение 1 — разрешено, с ограничением по сумме, Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок) — 2 запрещено без оговорок, Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (с оговорками для алиментов) — 3 запрещено (с оговорками для алиментов).
По НДФЛ не будет иметь значение, с какой выплаты удержан налог: больничный, отпускные и т.д. Важно — в каком периоде он удержан.
За период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца не позднее 28-го числа текущего месяца.
Перечисление налоговыми агентами сумм исчисленного и удержанного налога за период с 1 по 22 января, осуществляется не позднее 28 января; за период с 23 по 31 декабря -не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Уведомление сдается 25 числа, налог уплачивается 28 числа.
Фактически получается 13 периодов в году: 28 числа каждого месяца, затем в декабре за период с 23 по 31 декабря, не позднее последнего рабочего дня календарного года.
За период с 01 по 22 января — 28 января.
Если у организации несколько обособленных подразделений, можно подать уведомление по каждому подразделению отдельно. Также можно подать единое уведомление и по головной, и по обособленным подразделениям с указаниями КПП и ОКТМО каждого подразделения. Уплата будет единым платежом за все подразделения.
Трудовой кодекс РФ довольно строго определяет порядок, периодичность, сроки, способ выплаты заработной платы. Однако формулировка о перечислении заработной платы третьему лицу отсутствует. Закон напрямую этого не запрещает, а значит, что решение в руках сотрудника. Получить заработную плату можно наличными в кассе или на счёт в кредитной организации. В случае с перечислением другому лицу, речь идёт именно о банковском счёте.
В письме Роструда были обозначены основания для осуществления такой процедуры: возможность перечисления на счёт третьего лица прописана в самом трудовом договоре или доп. соглашении к нему; сотрудник написал письменное заявление на имя руководителя организации.
Оформление платежного поручения
Для перечисления зарплаты на счет третьего лица потребуется заполнить платежку должным образом. В поручении следует указать, что перевод осуществляется из зарплаты сотрудника и период, к которому зарплата относится. В противном случае организации грозит претензия в невыплате заработной платы сотруднику. Либо налоговая может посчитать, что компания просто подарила деньги. Также необходимо указать на основании какого документа такой перевод осуществляется: либо заявление сотрудника, либо исполнительный лист, либо приказ судебного органа. По заявлению указывается дата, по исполнительному документу – номер и дата. Такое указание позволит не запутаться в собственных платежах, а также подтвердить необходимость такого перевода.
Важно! В платежном поручении на перечисление зарплаты третьему лицу указывается, что перевод осуществляется из зарплаты сотрудника, а также основание для такого перевода.
Как поменять зарплатный банк
Если сотрудника, несмотря на имеющиеся бонусы зарплатного проекта, не устраивает кредитная организация, то с 6.08.2021 поменять её стало проще. Необходимо написать соответствующее заявление и отдать его в бухгалтерию организации. Если в бухгалтерии не идут навстречу, и заявление не хотят принимать, то можно отправить его по почте на юридический адрес работодателя.
В случае, если работодатель и в этом случае отказывается перечислять денежные средства на реквизиты, указанные в заявлении, то необходимо обращаться в Прокуратуру и в Трудовую инспекцию. Скорее всего, штраф для работодателя за нарушение выплаты зарплаты на карту работника будет достаточным аргументом, чтобы в дальнейшем соблюдать нормы трудового законодательства и предоставить своим сотрудникам свободу выбора кредитной организации для получения заработанных денежных средств.
Законодательное регулирование
Правомерность перечисления денег, относящихся к категории оплаты труда, на чужую пластиковую карту, оценивается в соответствии с положениями трудового и гражданского законодательства, действующего на территории РФ и в международном ракурсе.
Особый порядок проведения финансовых транзакций требуется только в случае принудительного взыскания средств в пользу третьего лица.
Если человек признается судом недееспособным ввиду психических заболеваний, а также по причине официально признанной зависимости, которая может быть обусловлена алкоголем, наркотиками или азартными играми, то назначается опекун, имеющий право получать средства, отнесенные к категории доходов подопечного. В такой ситуации вопрос о том, можно ли получать зарплату на карту другого человека, неактуален, поскольку правомерность в данном ракурсе определяется на уровне судебного решения.
Часть дохода также может быть удержана при необходимости взыскания алиментов или кредитной задолженности.
Основанием для финансовых транзакций в данной ситуации являются решения судебных инстанций, отображенные в исполнительном листе.
Чтобы быстрее погасить сформировавшуюся задолженность, в праве ответчика изъявить желание о зачислении полной суммы своего дохода в фонд долга до момента его погашения.
Человек может принять решение без каких-либо его объяснений о передаче в пользу третьего лица всей суммы средств, которая полагается к перечислению на его карту. При этом ему необходимо подать в бухгалтерию соответствующее заявление и скорректировать выплатные реквизиты.
Неправомерно перечислять средства человека на другие расчетные счета, если он не желает этого делать или в случае, если впоследствии было доказано, что заявление было оформлено ввиду оказания на него давления.
Работодатель не вправе накладывать положительную резолюцию на заявление в случае, если в трудовом соглашении или в других локальных актах, есть формулировки, прямо запрещающие осуществлять переводы работникам на карты вне программ зарплатного проекта.
Денежные средства, отнесенные к категории заработной платы, перечисляемые по личному желанию их владельца, не могут быть расценены как удержание, поскольку по факту отсутствуют его признаки.
Размер дохода, который планируется к зачислению на чужой счет, определяется их собственником самостоятельно. В зависимости от причин и целей проведения транзакции, в его праве установить полную или частичную выплату. Процент от общего дохода, подлежащий переводу, должен быть указан работником в заявительной форме.
Какую сумму могут оставить
Для назначения многих выплат (пособий, компенсаций) используется такой показатель, как прожиточный минимум. Это условная цифра, показывающая сумму дохода для проживания гражданина, оплаты минимально необходимых нужд. Прожиточный минимум считает в целом для населения, а также для разных социально-демографических групп (пенсионеры, дети, трудоспособные граждане).
При взыскании просроченных долгов гражданину-банкроту изначально должны сохранить зарплату (доход) в сумме прожиточного минимума. Об этом указано в Законе № 229-ФЗ и в положениях ГПК РФ, которые применяются и при банкротстве.
Гражданин может добиться получения суммы больше прожиточного минимума, если обратится с такой просьбой в суд. Для определения размера зарплаты, которой сможет пользоваться банкрот, проверяются следующие данные:
- сумма заработной платы, пособий и иных выплат, которые получает сам должник, члены семьи;
- перечень и суммы обязательных расходов и нужд семьи банкрота (например, на увеличение части зарплаты может повлиять необходимость оплачивать лечение ребенка);
- количество и социальный статус иждивенцев, которых обязан содержать должник (например, супруг или ребенок с инвалидностью, нетрудоспособные пожилые родители).
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Сохранение рабочего места
Ранее в случае призыва на воинскую службу трудовой контракт расторгался по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. По новым правилам, если правоотношения возникли до 21.09.2022, то новая льгота для мобилизованных граждан – это гарантированное сохранение рабочего места. С 7 октября 2022 года заработали поправки в ТК РФ (376-ФЗ от 07.10.2022), согласно которым сотруднику, призванному в ВС РФ, не нужно расторгать предыдущий трудовой договор с «гражданской» организацией. Он подлежит приостановлению на период службы, после отпадения оснований – возобновляется.
Приостановка действия договора:
- не влияет на стаж (он продолжает начисляться) и трудовой отпуск (дни накапливаются исходя из месяцев работы, в том числе срок нахождения в рядах ВС РФ);
- является основанием для выплаты зарплаты за фактически отработанное время (не позднее дня приостановления действия трудового договора);
- не отменяет гарантии сотруднику (оплату ДМС или добровольной части пенсии).
При этом зарплата не выплачивается, а вопрос о расторжении договора в связи с истечением срока – пока открытый (теоретически, может быть и продлён, и прекращён нанимателем).
Чтобы воспользоваться такой мерой поддержки мобилизованных, нужно написать заявление работодателю (можно отправить по почте). О том, что основания для приостановления трудового договора отпали, необходимо сообщить не позднее 3 дней предполагаемой даты возобновления (то есть выхода на работу). В этот период увольнять гражданина нельзя по инициативе нанимателя, если только не ликвидирована фирма (прекращена деятельность ИП) или не закончился срок договора.
Плюсы и минусы перевода зарплаты на карту
Зачисление зарплаты на карту имеет как свои достоинства, так и недостатки для каждой из сторон.
Для работника такой способ может быть далеко не всегда удобным, так как жизненные обстоятельства заставят отказаться от использования банковских счетов.
Примером такой ситуации является наличие исполнительного производства по взысканию средств. Все переведенные на счет деньги окажутся под угрозой снятия в счет уплаты задолженности. Но такой случай не так часто встречается на практике.
Главным преимуществом безналичного расчета считается полная прозрачность зарплатных схем.
Каждый перевод будет зафиксирован в банке и может послужить ощутимым плюсом для получения кредита, так как будет подтверждать платежеспособность заявителя.
Минусами же такого способа получения зарплаты является риск блокировки карты или счета, при котором будет полностью утерян доступ к денежным средствам.
К тому же, никто не застрахован от технических сбоев в банковской системе.
Работодателю такая система также сулит некоторые преимущества. Прежде всего, это значительное упрощение процедуры выдачи зарплаты работникам, благодаря ее автоматизации.
Это позволяет снизить нагрузку на кассира или полостью отказаться от этой должности.
Как заполнить платежку с 1 июня 2020 г.
Форма платежного поручения не изменилась, код дохода нужно вписывать в поле 20 «Назначение платежа кодовое».
В платежке можно поставить только один код. Так, перечислить работнику зарплату и суточные общей суммой нельзя, для этого оформляют два платежных поручения с кодами 1 и 2. Зарплату и отпускные можно отправить одной платежкой – у них общий код.
Если на работника пришли исполнительные документы, и работодатель удерживает денежные средства из доходов должника, то в текстовом поле 24 «Назначение платежа» нужно сделать такую запись:
//ВЗС//удержанная сумма цифрами без пробелов//.
Рубли отделяют от копеек знаком тире «–», а если взысканная сумма в целых рублях, то после тире указывают «00».
Например, с зарплаты за июль удержали алименты в размере 15 тыс. руб. В поле «Назначение платежа» нужно оформить запись так:
//ВЗС//15000–00//. Заработная плата за июль 2020 года.
Перечисление зарплаты детям сотрудника
Попросить работодателя переводить зарплату, например, своему сыну работник имеет право. Но для этого потребуется внести соответствующие изменения в договор с сотрудником, а также получить от него заявление, в котором будут указаны реквизиты для перечисления зарплаты. Кроме того, работодатель может перечислять третьему лицу только часть зарплаты, а оставшуюся – на счет работника. Но здесь важно не забывать про НДФЛ.
Таким образом, перечисление зарплаты третьему лицу возможно, но только при условии, что это обоюдно согласие двух рассматриваемых сторон: работодателя и работника. Исключением из этого условия является ситуация, когда сотрудник – член профсоюза. К примеру он просит переводить часть его зарплаты на профсоюзные взносы. Такая обязанность должна также предусматриваться коллективным договором, то есть прописать такое условие потребуется.
В любых других случаях работодатель вправе отказать сотруднику, сослаться при этом можно на то, что организации придется понести дополнительные расходы.
Порядок оформления перевода зарплаты третьему лицу
Для удобства работодателю следует завести журнал учета заявлений сотрудников о перечислении их зарплаты третьему лицу. Пригодится такой журнал не только для внутреннего документооборота, но и при проверке порядка перевода судебными приставами или трудиспекцией.
Помимо журнала можно вести и индивидуальный учет начислений, удержаний и переводов в пользу третьих лиц. Такие регистры будут удобны при возникновении каких либо спорных ситуаций или недоразумений.