Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о премировании работников. Образец 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ может быть оформлен на простом чистом листе формата А4 или фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, написан от руки или напечатан на компьютере. Единственное правило – он должен иметь подпись руководителя компании или иного, ответственного за визирование подобного рода документов работника. Заверять документ печатью необязательно, поскольку с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать печати и штампы для визирования своей документации.
Что такое премия и почему нужно положение о премировании работников?
В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. В состав зарплаты входят различные доплаты и надбавки компенсационного характера (например, за работу в особых климатических условиях, на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). Итак, премия – это выплата стимулирующего характера, которая выплачивается за определенные успехи, результаты, достижения в труде. Отметим, что премии могут быть связаны не только с результатами труда, но и с праздничными и юбилейными датами, и бывают единовременные (например, к празднику) или регулярные (по результатам работы).
Работодателю необходимо учитывать, что система премирования должна быть доступной для понимания работникам: когда, за что и в каком размере они получат премию. Показатели и условия премирования, размеры премий, периодичность их выплаты и прочие вопросы необходимо закрепить в положении о премировании. Если оно составлено грамотно, это позволит избежать:
- претензий налоговых органов по вопросу включения премий в состав расходов на оплату труда при исчислении налога на прибыль;
- споров с ФСС по вопросу расчета пособий по временной нетрудоспособности.
Кроме этого, положение о премировании работников позволит уйти от описания системы премирования в трудовом договоре работника: в тексте просто делается ссылка на положение о премировании работников и работник знакомится с ним до подписания трудового договора.
К сведению: применяя систему премирования, можно сэкономить фонд оплаты труда и снизить издержки.
Премиальное вознаграждение, как правило, устанавливается в процентах от оклада работника и в большинстве организаций зависит от показателей эффективности деятельности.
Выделим основные принципы премирования:
- Премирование производится по заранее определенным показателям.
- Размер премии должен быть связан с теми экономическими выгодами, которые принес организации работник.
- Начисление и выплата премий производятся на основании приказа руководителя организации.
- Показатели, условия и размер премирования устанавливаются руководителем организации (в противном случае показатели премирования могут быть деформированы и не соответствовать реальным целям компании).
- Премия начисляется за выполнение каждого показателя в отдельности.
- При невыполнении основного условия премирования премия не выплачивается.
- Основанием для начисления премии являются данные бухгалтерской и статистической отчетности, а по показателям, по которым такая отчетность не предусмотрена, – данные оперативного учета, утверждаемые соответствующим должностным лицом.
- При отсутствии учета показателей премия по итогам работы не начисляется и не выплачивается. Ответственность за достоверность данных оперативного учета несут руководители соответствующих отделов, служб, цехов и т. д.
- Руководитель имеет право в индивидуальных случаях увеличивать размер начисленной премии, но не более чем на определенную фиксированную величину (в процентах от начисленной премии).
- Руководитель имеет право полностью или частично лишить отдельных работников премии за производственные упущения, общедоступный перечень которых должен быть установлен.
Принято различать несколько видов премий:
- По форме выплат:
- денежная;
- товарная, в виде определенного подарка.
- По целевому назначению:
- при достижении высоких результатов деятельности;
- выполнении определенного задания.
- По оценке показателей трудовой деятельности:
- индивидуальная;
- коллективная.
- По способу начисления:
- абсолютная, т. е. установленного размера;
- относительная, при расчете которой учитываются определенные проценты и надбавки.
- По частоте:
- систематические премии, выплачиваемые регулярно;
- премии разового характера.
- По установленным показателям, таким, например, как:
- за выслугу лет;
- к праздничной дате или юбилею;
- по окончании очередного трудового года для сотрудника на предприятии.
Как бухгалтеры и кадровики прокалываются при выплате премий
Ксения Корчагина, Юрист
Работник уволился и подал Иск на 28 млн рублей о выплате годовой премии. Работодатель суд выиграл, потому что по внутренним документам компании выплата премий — право, а не обязанность работодателя, премии зависят от нескольких факторов и не являются безусловными. См. Апелляционное определение Московского городского суда по делу 33-13240/2020.
Если вы применяете премирование с пользой для фирмы, вам это все давно известно, а если только собираетесь — может быть полезно.
Работодатели устанавливают премии в Трудовых договорах или Локальных нормативных актах. Лучше устанавливать в Локальном нормативном акте (ЛНА).
Локальный акт работодатель принимает сам, работников с ним просто знакомит. А чтобы изменить условия премирования, установленные трудовым договором, нужно собрать согласия со всех работников.
Если кто-то не согласен, уведомить его за 2 месяца, обосновать изменения условий премирования сменой технологических или организационных условий труда по ст. 74 ТК РФ. Работник еще получит право отказаться от продолжения трудовых отношений.
Сможет потом обратиться в суд и оспаривать прекращение трудового договора. Поменять локальный акт проще.
При этом премии все равно нужно упомянуть в трудовом договоре. Почему это важно, разобрали вот здесь.
Ст. 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре условия оплаты труда. Речь и об окладах, и о поощрительных выплатах — премиях. Если условия оплаты не указать в трудовом договоре, то при проверке инспекция труда оштрафует. Штрафы для директора от 10 тыс.рублей, для организации выше. Оштрафовать смогут только в течение года с даты заключения ТД.
Есть и налоговый риск. По ст. 255 НК РФ только предусмотренные трудовым договором выплаты можно включить в состав расходов на оплату труда и учесть в расчетах по налогу на прибыль или УСН.
Но тут есть хитрость. Премии можно упомянуть в трудовом договоре, а конкретный размер, условия премирования установить отдельным документом. Это соответствует ст. 135 ТК РФ: «системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами…»
И тут легко совершить ошибку. Надо упомянуть премии так, чтобы локальный акт о премировании не стал частью трудового договора. Иначе изменить такой ЛНА сможем только с согласия работника и в том же порядке, что трудовой договор.
Вот примеры, как формулируют условия премирования в трудовом договоре:
Выплаченные работнику премии работодатель учитывает в расходах по налогу на прибыль или УСН по ст. 255 НК РФ, платит с них страховые взносы по ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 закона 125-ФЗ, удерживает НДФЛ по ст. 210 НК РФ.
Если премия не связана с производственной деятельностью, ее нельзя учитывать в расходах по налогам, но и платить страховые взносы с нее не нужно. НДФЛ придется удерживать в любом случае.
Иногда выгоднее оформить не премию, а подарок по договору дарения. Например, подарить сотруднику деньги на день рождения или 8 Марта. Тогда не придется платить страховые взносы. С первых 4 тыс. рублей не надо удерживать НДФЛ по п. 4 ст. 420 НК РФ. Но и в расходы по налогу на прибыль учесть не получится.
Трудовые отношения между работником и работодателем строятся на основании положений трудового договора, который в обязательном порядке заключается с каждым работником [ст. 9 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)].
В соответствии со ст. 57 ТК РФ одним из существенных условий трудового договора признается оплата труда (в том числе премирование).
Премия представляет собой денежную выплату сверх основной заработной платы работника с целью его материального стимулирования в достижении высоких результатов труда.
Премирование — это метод стимулирования заинтересованности работников в результатах деятельности, повышении эффективности и качества труда, повышении профессионального уровня, связанного с выполнением трудовых обязанностей, во внедрении прогрессивных методов организации труда и т.д.
Статьей 217 НК РФ установлен перечень доходов, не подлежащих налогообложению. Премии не включены в этот перечень, поэтому они в полной сумме подлежат налогообложению на общих основаниях по ставке 13% — для резидентов Российской Федерации и 30% — для нерезидентов. Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ удержание налога на доходы физических лиц производится работодателем непосредственно при выплате заработной платы работникам.
Пример. Физическое лицо (резидент) получило в феврале премию по итогам работы за предыдущий год в сумме 13 500 руб. Его заработная плата за февраль составила 14 050 руб. За январь работник получил доход в сумме 14 080 руб.
Совокупный доход работника с начала налогового периода составил 41 630 руб. (14 080 руб. + 14 050 руб. + 13 500 руб.).
Следовательно, работник не имел права на получение стандартного налогового вычета. Сумма исчисленного налога за февраль составила 3581,50 руб. [(13 500 руб. + 14 050 руб.) x 13%].
Но работодатель может поощрить работника и подарком. Если общая стоимость подарков за год не превысит 4000 руб., их сумма освобождается от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ. В противном случае сумму сверх 4000 руб. необходимо включить в налогооблагаемый доход работника.
Пример. За многолетний и добросовестный труд руководство фирмы «Парус» решило поощрить работника фирмы Козлова И.И., подарив ему в апреле холодильник. Стоимость подарка — 9500 руб. Оклад Козлова И.И. — 17 000 руб. Его совокупный налогооблагаемый доход с начала года превысил 40 000 руб. Детей нет.
Исходя из условий примера, Козлову И.И. стандартные вычеты по налогу на доходы физических лиц не предоставляются.
Налогооблагаемый доход работника за апрель составил 22 500 руб. (17 000 руб. + 9500 руб. — 4000 руб.).
Какие условия обязательно стоит включить в положение
При составлении образца положения о премировании работников предприятия необходимо обратить внимание на следующие существенные моменты:
- Указывать максимально четкие критерии, которым должен соответствовать сотрудник для получения премиальных. Если критерии не предусмотрены, то премирование осуществляется просто так – без оснований, соответственно работодатель несет обязанность по ежемесячному перечислению сумм сотрудникам и не может отказать в выплатах. Если по каким-то причинам условия премирования в положении отсутствуют, необходимо вписать в его текст условия депремирования. Это позволит избежать необходимости выплаты премиальных сотруднику, который их не заслужил.
- В Положение можно включить пункт о том, что премиальные выплачиваются только в том случае, если организация имеет финансовую возможность для таких начислений. Кроме того, дополнительным критерием для перечисления можно указать волю работодателя на это (т.е. необходимость издания соответствующего приказа, в котором содержится волевое распоряжение о выплате).
Положение о премировании
Этот документ может быть самостоятельным локальным нормативным актом организации, а также есть возможность предусмотреть отдельные виды премирования в коллективном соглашении или порядке выплаты заработной платы. Его разработку поручают сотрудникам кадровой и юридической служб предприятия, которые составляют положение в соответствии с нормами трудового, налогового и иного законодательства, а также разрабатывают простые и понятные каждому работнику организации критерии для получения стимулирующих выплат.
Способы дополнительного стимулирования работников не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с предусмотренным в трудовом законодательстве. Это означает, что при полном рабочем дне сотрудникам нельзя устанавливать оклады или оплату норм выработки меньше положенного по законодательству минимума, а затем доплачивать премией до минимальной зарплаты. Такой подход к премированию работников будет являться грубым нарушением трудового законодательства и повлечет за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов.
В процессе составления положения о премировании можно привлекать к его разработке начальников структурных подразделений, которые вносят предложения о показателях, влияющих на размер будущей премии в каждом отделе или управлении.
Что должно содержать положение о премировании?
Законодательно установленных требований к составу положения о премировании нет. Однако, исходя из практики, можно выделить элементы, которые должны содержаться в этом документе:
- показатели премирования;
- условия премирования;
- круг премируемых работников;
- размеры премиальных выплат;
- порядок расчета премии;
- периодичность премирования;
- источники премирования;
- перечень показателей, в связи с которыми премия не назначается;
- перечень выплат, на которые премия начисляется и на которые не начисляется.
Положение о премировании небольшой организации может иметь следующую структуру:
- Общие положения.
- Показатели премирования (виды премий).
- Порядок расчета и утверждения размера премии.
- Порядок назначения и выплаты премии.
- Заключительные положения.
Общие положения о премировании включают прежде всего характеристику статуса данного документа и цели его принятия. Из текста раздела, посвященного показателям премирования, должно быть понятно, за что назначается премия.
В интересах работодателя оформить документ с учетом положений ст. 255 Налогового кодекса РФ. Согласно данной статье к расходам на оплату труда относятся начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.
В расходы на оплату труда могут включаться только те премии, которые предусмотрены нормами законодательства РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами. В связи с этим важно для обоснования правомерности расходов по налогу на прибыль сделать ссылки на положение о премировании в трудовых договорах работников. Аналогичную позицию высказал Минфин России в своем Письме от 22.08.2006 N 03-03-05/17.
Обозначая тот или иной вид премии, не следует руководствоваться общими фразами. Конкретные показатели премирования должны быть четко перечислены, дифференцированы по категориям работников, по подразделениям.
При этом важно помнить, что премия является компенсацией не просто за выполнение своих ежедневных трудовых обязанностей, а за более профессиональный и эффективный труд, за лучшую организацию труда, что позволяет работнику достигнуть дополнительных производственных результатов.
В разделе, посвященном порядку расчета премии, отражаются обязательные условия премирования, базовый размер премии, который устанавливается при условии выполнения конкретного показателя премирования.
По каждому виду премии определяется круг премируемых работников. Следует особо оговорить порядок начисления премий работникам, которые либо поступили на предприятие, либо уволились. Например, при назначении премий по итогам работы за год, которые начисляются по истечении календарного года.
В этом же разделе указывают условия премирования и перечень показателей, за которые премия не назначается или снижается, например:
- невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностными инструкциями;
- нарушения сроков выполнения или сдачи работ, установленных приказами и распоряжениями администрации или договорными обязательствами;
- нарушения трудовой и производственной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актов;
- невыполнения приказов, указаний и поручений непосредственного руководства либо администрации;
- наличия претензий, рекламаций, жалоб клиентов и партнеров;
- необеспечения сохранности имущества и товарно-материальных ценностей, упущения и искажения отчетности;
- совершения иных нарушений, установленных трудовым законодательством, в качестве основания для наложения дисциплинарного взыскания и увольнения.
Размер премии может быть определен в твердой сумме или как процентное отношение к некоторой базе. Если размер премии трудно определить исходя из количественных показателей, в положении о премировании можно определить низший и высший ее пределы. Непосредственный руководитель, курирующий работу подчиненных, в рамках низшей и высшей границ сам определяет размер премии конкретного работника, исходя из качества его работы.
Если показатели премирования подлежат количественному подсчету, размер премии варьируется в зависимости от этого показателя. Можно также ввести дополнительные критерии определения размера премии, например продолжительность стажа работы в организации, выполнение особо сложной работы и т. п.
В разделе, посвященном порядку назначения и выплаты премии, указывают методику ее расчета. Премиальный фонд выделяется на коллектив в целом или индивидуально для каждого работника, если можно сопоставить индивидуальную работу с итогами деятельности организации.
Возможна ли отмена либо снижение премии, предусмотренной положением о премировании?
Премия входит в состав оплаты труда, и если в положении о премировании предусмотрена выплата премии, например по итогам года, следовательно, эта премия является частью трудовых отношений между работодателем и работниками.
Сотрудники со своей стороны выполнили обозначенные в положении о премировании обязательства (например, в течение года не допускали производственных упущений, при которых премия не назначается). Следовательно, работодатель также обязан исполнить свои обязательства — выплатить премию по итогам года. Таким образом, премию за прошедший год, предусмотренную положением о премировании, работодатель не вправе отменить в одностороннем порядке.
Даже если финансовое положение предприятия не позволяет выдать премию, работодатель все равно должен ее начислить. Если работодатель выплачивает премию с опозданием, он должен будет уплатить работнику проценты (денежную компенсацию) за задержку. При этом работодатель обязан выдать компенсацию независимо от того, виноват он в просрочке выплаты премии или нет.
Отмена будущей премии возможна путем изменения условий трудового договора. В трудовом договоре обязательно указываются условия оплаты труда либо делается ссылка на локальный нормативный акт, в котором конкретизируются условия оплаты труда на предприятии. Трудовое законодательство допускает возможность изменения условий трудового договора по инициативе работодателя. Об этом говорится в ст. 74 Трудового кодекса РФ.
Корректировка условий трудового договора, в том числе в части оплаты труда, должна быть связана с изменением организационных или технологических условий труда, то есть отмену премии нужно обосновать. Например, спад производства, уменьшение объемов продаж могут быть основаниями для изменения организационных условий труда.
Отметим, что о предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.
Если положением о премировании установлен определенный процент премирования, работодатель не может уменьшить размер премии по своему усмотрению. Это возможно только в том случае, если работник допустил производственное упущение, за которое снижается размер премий.
Законодательством не предусмотрен порядок лишения работников премии полностью или частично. Чтобы избежать трудового спора, необходимо предусмотреть запись о том, что если работник нарушил трудовую дисциплину, то ему премия не начисляется либо начисляется не полностью. Снижение размера премии производится в том расчетном периоде, в котором допущено упущение в работе.
Поэтапное заполнение пунктов
Основная задача при составлении документа – соблюсти принципы того, чтобы его можно было идентифицировать и понять экономический смысл. То есть, в приказе о премировании по итогам работы за месяц указываются реквизиты компании, основания для премирования, данные сотрудника.
- В заголовке указывается наименование компании: например, ООО «Лабиринт», название документа: «Приказ».
- Далее идет дата, например, «5 сентября 2023 года», номер, например, «7/к».
- После этого дается краткое описание: «О премировании сотрудников».
- После этого дается указание на то, на каком основании положено вознаграждение. К примеру, «за выполнение плана продаж…».
- Далее приводится ФИО, премируемых с указанием должности. Это может быть один сотрудник или несколько. К примеру, «Сорокина Ольга Юрьевна / начальник отдела продаж / 55000 руб.».
- Далее идет указание на локальный акт, на основании которого создан документ. К примеру, «Положение о премировании сотрудников № 12 (п.8) от 12 ноября 2020 года. + Представление к премированию № 3 от 5 сентября 2023 года.».
- Внизу ставится должность руководителя, его подпись и ФИО.
В переводе с латинского языка премия (praemium) означает вознаграждение, награда, отличие. Премирование работников в Трудовом кодексе является мотивационной выплатой, как инструмент стимулирования к повышению эффективности труда и добросовестному выполнению должностных обязанностей. Виды денежного поощрения делятся на регулярные и нерегулярные.
Регулярная премия, входящая в заработную плату, фиксируется в трудовом договоре или в нормативном акте, где обязательно указывается порядок расчета и система начисления, и является обязательным платежом. Работодатель не обязан выплачивать денежное поощрение, если в трудовом договоре или нормативном акте это не зафиксировано как гарантированная выплата с графиком регулярности получения.
Нерегулярная премия, или разовая, не входит в зарплату, выписывается работодателем отдельным документом или приказом как вид поощрения работника при:
- соблюдении рабочей дисциплины;
- выполнении и перевыполнении установленных рабочих норм;
- добросовестном выполнении трудовых обязанностей;
- многолетней работе без нарушения трудового договора;
- работе во внеурочное время, выходные или праздничные дни;
- праздновании важных дат, юбилеях или праздниках;
- выполнении важного или срочного задания.
Необходимо отметить, что премия в Трудовом кодексе не определяется по размеру выплаты и по порядку начисления. Каждый работодатель сам определяет размеры, порядок и условия назначения бонусов.
Правила оформления документа
Документ может быть оформлен на простом чистом листе формата А4 или фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, написан от руки или напечатан на компьютере. Единственное правило – он должен иметь подпись руководителя компании или иного, ответственного за визирование подобного рода документов работника. Заверять документ печатью необязательно, поскольку с 2021 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать печати и штампы для визирования своей документации.
Положение обычно составляется в единственном экземпляре, регистрируется в учетной политике компании, и затем содержится вместе с другими внутренними нормативно-правовыми актами в определенном порядке. После утраты актуальности оно передается на хранение в архив предприятия, где лежит ровно столько, сколько установлено законом. После истечения данного периода, Положение можно утилизировать.