Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личный помощник руководителя: обязанности и требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.

Зарплата личного помощника руководителя

Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.

Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.

Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Права и ответственность ассистента руководителя

Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:

• Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.

• Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.

• Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.

• Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.

Зарплата ассистента руководителя

Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:

• на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;

• управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.

Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.

Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:

• Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.

• В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.

• Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.

• Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.

Типичные ошибки начинающих помощников руководителей

Такая должность, как ассистент руководителя, звучит солидно и производит впечатление. Но этот работник несёт серьёзную ответственность: любой его промах может создать очень масштабные проблемы для предприятия. Если вы раздумываете насчёт собственной карьеры и рассматриваете вариант помощника генерального директора, обязательно изучите, какие последствия могут повлечь ошибки на данной должности.

• Рассеянность

Главное качество ассистента руководителя компании — это внимательность. Если вы забывчивы и рассеянны, на такой должности не преуспеете. Придётся учиться отвечать за свои действия, быть дисциплинированным и соблюдать дедлайны.

Если вы склонны отвлекаться на любую пролетающую мимо птичку, не умеете концентрироваться на задаче, то просто не справитесь с лавинообразным потоком работы, который сваливается на ассистента руководителя. Идеальный кандидат — тот, кто умеет фокусироваться, не распыляет внимание и относится к любому заданию серьёзно.

• Опоздания

Обязанности ассистента руководителя

Прежде чем нанимать кого-нибудь на должность помощника или ассистента, руководитель должен определить круг обязанностей, которые он планирует поручить будущему сотруднику. Во-первых, новый работник должен понимать, чем он будет заниматься на рабочем месте, во-вторых, это не позволит работодателю требовать с него сверх меры. Например, если в объявлении о вакансии говорится о том, что нужен секретарь, чтобы отвечать на звонки, приносить напитки и просматривать электронную почту, то в компанию потянутся люди без опыта работы и каких-либо знаний. Требовать от такого человека сверх того, что было заявлено в вакансии, некорректно. Поэтому лучше заранее подумать о характере работы, которую придется выполнять ассистенту в будущем. Так, помощники выполняют такие задачи:

1. Собирают информацию. Перед заключением любых контрактов важно получить как можно больше данных о клиентах, поставщиках, партнерах. Поиск этих сведений занимает от нескольких часов до нескольких дней. Эту работу может взять на себя ассистент.
2. Передают информацию от имени директора различным людям. Это могут быть сотрудники фирмы, клиенты, партнеры. В крупных компаниях на разговоры, распоряжения и приказы уходит много времени. Руководитель просто не в состоянии заниматься всем этим в одиночку.
3. Контролируют качество выполняемых работ, следят за сроками и регулярностью поставок.
4. Планируют встречи руководителя. Директор ежедневно работает с большим количеством документов, ему бывает сложно запомнить конкретную дату, на которую у него назначена встреча. Хороший ассистент отслеживает все встречи, планирует их, заблаговременно сообщает о времени и месте руководству, напоминает, переносит встречи, организует кофе-брейки и тому подобное.
5. Ведет личный календарь босса. Не каждый руководитель способен правильно распределять свое время так, чтобы встречи не дублировались и не накладывались друг на друга. Это сложно, хлопотно, поэтому лучше поручить такую работу помощнику.

Грамотный и компетентный во многих вопросах помощник ценится очень высоко. А если он обладает и некоторыми профессиональными качествами, необходимым уровнем квалификации, то найти такого специалиста будет непросто. Так, хороший ассистент обязан:

• разбираться в специфике той отрасли, в которой ему придется работать. Даже если он нанимается всего лишь отвечать на звонки, то обязан разбираться, кому отдать предпочтение, а кто может подождать;
• уметь вести переговоры;
• владеть методами научной организации труда, уметь правильно распределять свое и чужое рабочее время, владеть навыками самоменеджмента;
• знать, как ставить цели так, чтобы достижение их не казалось чем-то фантастическим;
• владеть основами планирования. В идеале – обучиться этому на специализированных курсах;
• освоить принципы расстановки приоритетов в работе и общении.

Если ассистенту придется работать с документами, то нелишним будет обучение:

• правовым нормам управления, полезно знать основы административного, гражданского, хозяйственного и трудового права;
• правилам ведения документации и порядку работы с документами;
• основам документной лингвистики.

Помощник должен знать структуру организации, быть лично или заочно знаком с руководящим составом подразделений, уметь различать подписи руководителей, знать зону ответственности каждого из них. Человеку, планирующему работать в крупной компании, придется тренировать и память, и внимательность. Нельзя допускать просчетов и возникновения курьезных ситуаций, которые могут отразиться на имидже организации. Чтобы натренировать навыки ассистента руководителя, можно:

• записаться на специальные курсы;
• окончить школу журналистики или подготовки секретарей;
• регулярно пересказывать прочитанное, стараясь не упустить ничего важного из первоисточника;
• заняться математикой и логикой;
• учить языки. Ассистент, умеющий говорить хоть на одном иностранном языке, ценится куда выше на рынке труда;
• вести записные книжки, учиться структурировать информацию в них таким образом, чтобы данные можно было найти сразу;
• тренировать навыки быстрого набора текста;
• освоить новые офисные программы;
• поставить речь и голос;
• тренировать выдержку.

Как работать с ассистентом?

Персональный ассистент руководителя – это всегда большая ответственность. Необходимо поддерживать хороший тон со многими людьми, уметь заводить полезные знакомства, шагать в ногу со временем, быть эрудированным и начитанным. Кроме того, личного помощника, как правило, могут позволить себе только деловые люди, обладающие обширным кругом интересов. Ассистент должен уметь поддерживать любой разговор. Важно, чтобы помощник и руководитель совпадали друг с другом на эмоциональном уровне.

Быть коммуникабельным постоянно непросто, поэтому и труд ассистента руководителя не считается легким. В работе пригодится дар убеждения и умение настоять на своем легко, без лишней агрессии.

Работать помощником руководителя – значит, ежедневно решать большое количество задач и при этом оставаться бодрым и приветливым. Также нужно быть готовым к смене имиджа, ведь у компании может быть определенный дресс-код. Возможно, для устройства на такую работу придется запастись несколькими деловыми костюмами.

Руководитель обязан обращаться с ассистентом максимально корректно. Важно понимать, что помощник не является личным слугой, он не обязан выполнять поручения по завершении рабочего дня. Об этом можно попросить, пообещав соответствующее вознаграждение, но никак не потребовать. Ассистенту не стоит допускать панибратства с руководителем. Дружеские, рабочие отношения, не переходящие грань, вполне уместны. Не следует превращаться в приятелей, поскольку подобное сводит на нет всю рабочую атмосферу. Приятеля неудобно просить принести кофе, приятелю не звонят поздно вечером с просьбой о составлении отчета.

Кто такой помощник руководителя, какая у него роль в компании

Помощник или ассистент топ-менеджера – должность, которая имеется не во всякой организации. Это привилегия средних и более или менее крупных предприятий, что само по себе говорит в ее пользу.

Не стоит путать такого специалиста с секретарем или делопроизводителем. Он может выполнять функции того и другого, но на этом его задачи не ограничиваются.

Роль помощника руководителя на предприятии в целом понятна из названия. Его миссия – организовать работу своего начальника. То есть обеспечить его необходимыми:

• канцелярскими принадлежностями;
• информацией о планах;
• данными по текущему состоянию дел;
• материалами, которые требуются для реализации поставленных целей;
• в некоторых случаях – даже питанием, потому как у гендиректора может банально не быть времени на заказ столика в кафе на обед или организацию деловых переговоров в ресторане.

Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.

bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.

Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать

К мысли о поиске персонального помощника каждый приходит по разным причинам: кто-то стал уходить с работы в ночи, кто-то начинает чувствовать, что тратит всё время на рутинные дела и «операционку», для кого-то секретарь — признак статуса и уровня должности.

1. Организационные.

Компания растет, появляются новые направления, и у руководителя не хватает времени, чтобы контролировать ключевые точки в каждом из блоков работ.

«Если ваша компания достигает численности 20 человек или у руководители появляется более чем четыре направления внимания (маркетинг, работа с клиентами, контроль финансов, работа с поставщиками и т. д.), то пора задуматься о помощнике, который будет помогать отслеживать сроки, встречи и договоренности».Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»2. Личные.

Если вы ловите себя на мысли, что всё держится на вас, что легче всё сделать самому, чем кому-то отдавать, и, как следствие, ваш рабочий день растягивается до бесконечности, вы всё меньше и реже общаетесь с друзьями и близкими, то самое время спланировать передачу части операционных вопросов и начать делегировать задачи, которые может сделать другой человек.

3. Имиджевые.

Статус руководителя, несомненно, важная вещь. И в некоторых случаях важно, чтобы в общении с клиентами и контрагентами организационные вопросы по встречам и документам решал не лично руководитель, а его помощник.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой противоречивой и неоднозначной с точки зрения требований должности, как помощник директора. В обязанности работников, занимающихся данным видом деятельности, входит довольно много элементов. Также личных помощников часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Должности похожие, но это разные виды деятельности. Обязанности помощника менеджера:

• Обеспечение прогресса рабочего дня начальника: расписание, встречи, подписание документов и командировки.
• Обеспечение комфортного рабочего места руководителя высшего звена – нужно позаботиться о микроклимате, чистоте и комфорте помещений.
• Работа с документами от начальника, в частности с письмами и входящими звонками.
• Обеспечение психологического комфорта управленца.
• Проведение первичных переговоров.
• Обеспечение управления сотрудникам низших звеньев и т. д.

Этот список намного шире, чем перечень административных и секретарских задач. Однако детали, с которыми сталкивается работник в должности «личный помощник руководителя», обязанности и особенности деятельности будут у разных работодателей разными. Бывает, что это в основном секретарская работа. Или помощник исключительно занят обеспечением комфорта и порядка у начальника. А некоторые помощники являются полноправными заместителями и имеют подчиненных сотрудников.

Требования к личным чертам ассистента

Помимо профессионализма, к помощникам топ-менеджеров предъявляется ряд личных требований. Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость: ведь помощнику часто приходится первым сносить гнев начальства и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность — способность делать несколько дел одновременно — самое ценное качество хорошего помощника;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя не справится с дополнительными задачами, ведь его деятельность зачастую выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость: желание узнавать новое и качественно разбираться в рабочем процессе должно присутствовать у каждого хорошего помощника.

Это лишь основные, базовые черты характера, которые необходимы каждому помощнику менеджера для успешной карьеры. Но самое главное личное требование: темперамент и поведение помощника должны не диссонировать, а идеально дополнять друг друга.

Личные качества специалиста

Работа персональным помощником руководителя очень специфична и сложна. Поэтому справиться со всеми обязанностями должности может только тот человек, который по своему темпераменту и модели поведения схож с руководителем. Ассистент директора должен быть гибким, чтобы подстроиться под настроение начальника, его график работы, личные интересы и предпочтения. Только полное и безоговорочное подчинение, а не диссонанс с шефом, помогут стать настоящим профессионалом в этой области.

Чтобы быть помощником ТОП-менеджера, необходимо иметь следующие качества:

1. Стрессоустойчивость и умение не принимать любые высказывания руководителя на свой счет.
2. Многозадачность. Это качество необходимо любому ассистенту, так как без него контролировать множество дел просто невозможно.
3. Образованность и начитанность: любой руководитель хочет видеть в своем окружении представительских людей.
4. Позитивное отношение к жизни — так как четко разграничить обязанности помощника руководителя невозможно, он должен позитивно относиться к своей работе, даже если она кажется несущественной. Ненормированный график, перепады настроения начальства, критика и зависеть со стороны подчиненных — без позитивного настроя избежать эмоционального выгорания будет сложно.
5. Гибкость. Интересы ТОП-менеджера могут меняться быстро, поэтому персональный ассистент должен быть обучаемым. Постоянное изучение бизнес-процессов, области, в которой существует предприятие, законодательных актов — именно таких кандидатов любят руководители.

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:

— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов

— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовка информационно-аналитических материалов

— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

— Определение круга библиографических источников

— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:

— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовка презентаций по указанию руководителя

— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя

— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

4. Организация исполнения решений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Контроль исполнения решений руководителя

— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Похожие записи:

• Ежемесячные выплаты одинокой матери на ребенка
• Как Получить Звание Ветеран Труда В Рязанской Области В 2021 Году
• Как упростить регистрацию входящих и исходящих документов?