Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение банковских документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Кто отвечает за определение сроков хранения документов
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
В этот перечень входят следующие категории документов:
- типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
- типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.
Сроки хранения кадровых документов
В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.
Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:
- приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
- докладные записки;
- справки;
- заявления;
- дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.
Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.
Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.
Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:
- об утверждении структуры организации;
- о создании подразделений;
- о вступлении в должность;
- о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
- о досрочном сложении полномочий;
- об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
- о назначении ответственных лиц.
Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет.
На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:
- платежные ведомости и документы к ним;
- расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
В какую налоговую адресовать платеж
Место уплаты налогов, страховых взносов с введением в 2023 г. ЕНП не меняется:
| Налог | Место уплаты (перечисления) | Норма НК РФ |
|---|---|---|
| Налог на прибыль |
в федеральный бюджет – по месту своего нахождения без распределения указанных сумм по обособленным подразделениям; в бюджеты субъектов РФ – по месту нахождения организации, а также по месту нахождения каждого из ее обособленных подразделений |
п. 1, 2 ст. 288 |
| НДФЛ | по месту учета (месту жительства) налогового агента в налоговом органе, а также по месту нахождения каждого его обособленного подразделения (исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этого обособленного подразделения) | п. 7 ст. 226 |
| Страховые взносы | по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений организации, которым организацией открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц | п. 11 ст. 431 |
| Транспортный налог | по месту нахождения транспортных средств | п. 1 ст. 363 |
| Налог на имущество организаций |
по объектам, облагаемым по кадастровой стоимости – по месту нахождения объекта недвижимого имущества; по объектам, облагаемым по среднегодовой стоимости – по месту нахождения организации; по месту нахождения каждого из обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс (в отношении имущества, находящегося на отдельном балансе обособленного подразделения); по месту нахождения объектов недвижимого имущества, находящихся вне адресов организации или ее обособленного подразделения, имеющего отдельный баланс |
п. 13 ст. 378.2, п. 3, 6 ст. 383, ст. 384, ст. 385 |
| Земельный налог | по месту нахождения земельных участков | п. 3 ст. 397 |
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
|
Документ |
Сколько хранить |
|
Бухгалтерские документы |
|
|
Документы по покупкам и реализации |
5 лет |
|
Путевой лист |
|
|
Документы по банку |
5 лет |
|
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО) |
|
|
Инвентарная карточка ОС |
5 лет после выбытия ОС |
|
Учетная политика |
5 лет |
|
Бухгалтерская справка |
|
|
Приказы по основной деятельности |
До закрытия компании |
|
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга) |
5 лет |
|
Бухгалтерская отчетность |
До закрытия компании |
|
Аудиторское заключение |
До закрытия компании |
|
Документы по налогам |
|
|
Регистры налогового учета |
5 лет |
|
Налоговая отчетность |
|
|
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде |
|
|
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте |
|
|
Счет-фактура |
4 года |
|
Книги покупок и продаж с доп листами |
4 года |
|
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН |
До закрытия компании |
|
Акт сверки с ИФНС |
|
|
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу |
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков |
|
Документы по страховым взносам |
|
|
Платежки на перечисление взносов |
6 лет |
|
Расчет 4-ФСС |
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании |
|
Сведения СЗВ-М |
6 лет |
|
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) |
До закрытия компании |
|
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) |
Хранить вместе с отчетом |
|
Кадровые документы |
|
|
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка) |
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет) |
|
Личная карточка и копии документов работника* |
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; — 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года. |
|
Трудовой договор и дополнения к нему |
|
|
Приказы по кадрам |
|
|
Табель учета рабочего времени |
|
|
Больничный лист и расчет по нему |
5 лет |
|
График отпусков работников |
1 год после использования |
|
Штатное расписание |
До закрытия компании |
Новый срок хранения бухгалтерских документов в 2021 году:таблица
В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения бухгалтерских документов.
Сколько времени хранить в организации документы бухгалтерского учета и отчетности, определяет п. 4.1 раздела II упомянутого приказа.
Все новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2021 года представлены далее в таблице.
| Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет (1) | |
| Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки): | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет (1) | |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности | 5 лет | – |
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | – |
| Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: | (1) В других организациях – До минования надобности (2) При отсутствии годовых – Постоянно |
|
| а) сводные годовые, годовые; | Постоянно (1) | |
| б) квартальные; | 5 лет (2) | |
| в) месячные | 1 год | |
| Отчеты об исполнении смет: | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) сводные годовые; | Постоянно | |
| б) годовые; | Постоянно | |
| в) квартальные | 5 лет (1) | |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовые; | Постоянно | |
| б) полугодовые, квартальные | 5 лет (1) | |
| Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): | – | |
| а) годовая; | До ликвидации организации | |
| б) промежуточная | 5 лет | |
| Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет (1) | (1) При условии проведения проверки |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет (1) | (1) При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (это новое правило с 18.02.2020 ) |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Постоянно | – |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица | 5 лет (1) | (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | 5 лет (1) | (1) После смены материально ответственного лица |
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет | – |
| Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности: | – | |
| а) по месту разработки и (или) утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг | 5 лет (1) | (1) При условии проведения внешней проверки качества работы |
| Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (2) При условии проведения внешней проверки качества работы (3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет (1) | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (1) (2) (3) | |
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: | (1) Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – Постоянно (2) При условии проведения внешней проверки качества работы |
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет (1) | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (2) | |
| Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах | 10 лет (1) | (1) После возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 лет | – |
| Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета | 5 лет | – |
| Переписка по вопросам оказания платных услуг | 5 лет | – |
| Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 лет | – |
| Журналы, базы данных учета: | – | |
| а) ценных бумаг; | До ликвидации организации | |
| б) расчетов с организациями; | 5 лет | |
| в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); | 5 лет | |
| г) депонентов по депозитным суммам; | 5 лет | |
| д) доверенностей; | 5 лет | |
| е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; | 5 лет | |
| ж) расчетов с подотчетными лицами; | 5 лет | |
| з) исполнительных листов | 5 лет |
Таблица со сроками хранения документов в организации
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
| Наименование документа | Срок | Пункт Перечня* |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | 351 |
| Квартальная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно | 351 |
| Месячная бухгалтерская отчетность | 1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно | 351 |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним | Постоянно | 353 |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности | 5 лет | 354 |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
1) годовые 2) полугодовые, квартальные |
Постоянно
5 лет |
357 |
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет | 360 |
| Регистры бухгалтерского учета | 5 лет — при условии проведения проверки | 361 |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) | 5 лет — при условии проведения проверки | 362 |
| Счета-фактур, декларации, расчеты | 4 года | 368 |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет после замены новыми | 380 |
| Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 лет | 387 |
| Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет | 410 |
| Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) | 5 лет — при условии проведения проверки | 427 |
| Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно | 427 , 428 |
| Книги, журналы, карточки учета основных средств | 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества | Постоянно | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет — при условии проведения проверки | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц | 5 лет | 459 |
Документы по личному составу, созданные до 2003 года К таким документам относятся:
|
Не менее 75 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
| Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года | Не менее 50 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски). на Электронная подписка за 8400 руб. Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Срок хранения платежных поручений в организации
Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет При условии завершения ревизии (проверки).В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности 5 лет По учету кадров, оплаты труда и т.п.: Лицевые счета работников 75 лет Положения о премировании работников 5 лет Эти документы хранятся пять лет после замены новыми Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.
Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.
Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.
Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
>Срок хранения банковских документов в 2021 году
Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.
Зачем нужна выписка по счету
Открыть счет в банке может не только юридическое, но и физическое лицо. У физического лица все операции по счету также отображаются в выписке, как и для организаций.
Физическим лицам отчет по счету может потребоваться при получении визы или кредита. Изредка документ запрашивается для подтверждения проведенной сделки или платежеспособности.
Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает юридических лиц подтверждать все операции. В законе четко не прописано про банковские выписки, но они подходят, и поэтому компании их запрашивают.
Выписка для юрлица может потребоваться в таких случаях:
- для переговоров с партнерами или инвесторами;
- при составлении бизнес-плана;
- при участии в тендере;
- для получения кредита на развитие бизнеса;
- по запросу из суда, прокуратуры;
- при реорганизации или ликвидации компании.
Способы получения выписки по счету
Ежемесячно в отчетную дату банк направляет отчет по счету клиенту на электронный адрес. Если нужен оригинал, с печатью банка, то получить его можно несколькими способами.
Способы получить выписку есть такие:
| Офис банка | Следует предъявить паспорт или доверенность, если документ запрашиваться третьим лицом. Срок выдачи документа не превышает 10 минут. |
| Через «Почту России» | Отправить запрос заказным письмом или через форму «обратная связь» на официальном сайте банка. |
| По электронной почте | Запросить отчет по счету можно через специалиста онлайн-чат или позвонив по телефону «горячей линии». |
| Через смс-сообщение | Вариант подходит, если подключена платная услуга смс-информирования. |
| Банкомат | Способ актуален, если у вас есть карта банка, привязанная к счету. |
Устно получить информацию можно через сотрудников службы поддержки.
Срок хранения банковских выписок в организации
По вопросу, как долго организация должна хранить БВ, существует несколько мнений:
одни эксперты заявляют, что выписки следует хранить 5 лет;
другие полагают, что достаточно сохранять их 4 года;
наконец, третьи уверены, что их вообще не нужно хранить, а при необходимости эту документацию можно запросить в банке.
Такое разночтение объясняется тем, что в российских нормативных актах про срок хранения банковских выписок нигде однозначно не говорится, а имеющиеся правовые документы юристы, бухгалтеры, чиновники и судьи толкуют по-своему.
Эксперты, считающие, что БВ надо хранить не менее пяти лет, свою позицию подкрепляют приказом Министерства культуры № 558 от 25.08.2010, в котором содержатся сроки хранения различной, в том числе, бухгалтерской документации. В соответствии с п.362 (раздел 4.1), первичные учетные документы, а также приложения к ним, доказывающие факт совершения какой-либо операции, следует сохранять 5 лет. В скобках перечислены примеры такой первички, среди которых упомянуты «банковские документы», но без уточнения, какие именно. Аналогичное правило зафиксировано в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 (п.1).
Точка зрения, что четырех лет достаточно для хранения БВ, основана на ст.23 Налогового кодекса РФ. В п.1 данной статьи (пп.8) говорится, что в течение этого срока налогоплательщик обязан обеспечить сохранность документов, подтверждающих его суммы его доходов и расходов.
Мнение специалистов, уверенных, что БВ можно не хранить вовсе, согласуется с позицией Верховного Суда России. В Определении ВС РФ № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015 от 30.01.2017 установлено, что по смыслу закона о бухучете № 402-ФЗ банковские выписки не относятся к первичной документации, и на организацию не возлагается обязанность по их хранению.
Сколько лет хранить кассовые документы
До 2021 года бухгалтерское и налоговое законодательство имело разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов. С 17.03.2021 года ситуация изменилась. Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 5 лет. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.
Каковы сроки хранения документов по налогам и страховым взносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
В законе «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).
Таким образом, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет, а при возникновении споров, разногласий — до принятия решения по делу. Сокращать указанные сроки хранения запрещается. Продлевать их, если это необходимо, разрешено.
См. также «Какой срок хранения кассовой книги?».
Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:
- административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
- административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).
Зачем хранить бухгалтерские документы
Всю работу отделов бухгалтерии и делопроизводства в России координирует Федеральное архивное агентство (Росархив). Это же ведомство составляет методические указания для участников системы документооборота, создает правила движения и хранения бухгалтерских документов.
Ответственность за состояние первичных и прочих документов бухгалтерского учета и отчетности возложена на ответственное лицо из отдела бухгалтерии. Если происходит смена ответственных лиц, это сопровождается составлением соответствующего акта приема-передачи.
Многие задаются вопросом, почему срок хранения бухгалтерских документов в 2021 году по ключевому ряду позиций составляет как минимум 5 лет? Почему нельзя уничтожить документы по завершении отчетного периода? Ответ на этот вопрос очевиден: упомянутые выше документы нужны не только для учета и составления бухгалтерской отчетности, именно по ним в случае необходимости проводится проверка контролирующими органами.
Если на момент выездной проверки (а она может захватить три календарных года, предшествующих году, когда назначена проверка) необходимой документации в организации не окажется, то на организацию и ответственное лицо будет наложен административный штраф в размере от 200 тыс. до 300 тысяч рублей (КоАП РФ, Статья 13.25). Чтобы избежать подобных неприятностей, следует строго соблюдать срок хранения бухгалтерских документов в организации.
Сроки хранения банковских выписок и платежных поручений
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.