Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки сдачи справки о численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) — не позже 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.
Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.
Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.
На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.
Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Как сдавать сведения о среднесписочной численности
Форма, по которой подаются сведения по численности персонала организации – это форма №ММ-3 25/174@, утвержденная приказом ФНС РФ от 29.03.2007г. Представляются сведения в ту ИФНС, где организация или ИП стоит на учете. Если в организации есть обособленные подразделения, то отдельно отчитываться они не должны. Сведения в налоговую представляет головная организация по всем сотрудникам, включая обособленные подразделения.
Сдать сведения можно как в бумажном, так и в электронном виде. На бумаге сведения подаются лично в ИФНС, либо отправляются по почте. Сдавать таким образом сведения могут только те организации, численность персонала которых не превышает 200 человек. Для тех организаций, численность которых более 200 человек обязаны представлять сведения только в электронном виде.
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
В какой форме сдается отчет о среднесписочной численности?
Для выбора формы сдачи расчета по страховым взносам с информацией о среднесписочной численности рекомендуем воспользоваться нашей таблицей:
|
Форма сдачи расчета (п. 10 ст. 431 НК РФ) |
|
|
По выбору хозсубъекта: на бумажном носителе или электронная |
Электронная |
|
Хозсубъекты, сделавшие выплаты в пользу 10-ти и менее физлиц |
Хозсубъекты, сделавшие выплаты в пользу более 10-ти физлиц. |
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Срок сдачи среднесписочной численности вновь созданной организации
Вышеозначенный порядок подачи отчетной документации предполагает его применение только в отношении действующих субъектов хозяйствования. Для вновь созданной организации срок сдачи среднесписочной численности определяется иным образом. Так, при создании субъекта хозяйствования у его руководителя или ответственного за подачу отчетности лица, например – главного бухгалтера или заместителя главбуха, есть обязанность сдать среднесписочную численность быстрее.
Так, сроки устанавливаются следующим образом – отчет по численности работников должен быть предоставлен в ФНС до 20 числа месяца, следующего после месяца, когда был создан рассматриваемый субъект хозяйствования. Тоже самое касается и случаев, когда у организации изменялся собственник, либо она проходила процедуру слияния, реорганизации или разделения.
Как и в случае с подачей среднегодовой численности работников, сроки сдачи в данной ситуации могут переноситься на следующие за выходными числа, если 20 число приходилось на праздничные дни или выходные.
Списочная численность
Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.
В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.
| Включаются в списочный состав | Не включаются в списочный состав |
|
|
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Каким образом аудиторские организации участвуют в ведении реестра малых и средних предприятий
В целях ведения реестра МСП аудиторские организации должны сопоставить данные, содержащиеся в отчетности за прошлый год, представленной иностранной организацией в налоговый орган страны, где учреждена эта иностранная организация, с российскими критериями отнесения организаций к малым или средним предприятиям. По результатам аудиторская организация формирует перечень российских ООО, иностранные участники которых по состоянию на 1 января текущего года по доходу и среднесписочной численности соответствуют этим критериям, и в период с 1 по 5 июля текущего года передает его в ФНС России (п. 1 ч. 6.2 ст. 4.1 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ).
Обратите внимание:
- анализировать надо отчетность той иностранной организации, которая является участником российской организации по данным ЕГРЮЛ по состоянию на 1-ое число месяца, а не на начало года. Это следует из п. 1, 5 ч. 5 ст. 4.1 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ. Например, при смене участника 27 июня текущего года надо предоставить для анализа отчетность нового участника за прошедший год;
- ограничения дохода и среднесписочной численности установлены только для иностранных организаций, непосредственно являющихся участниками российских организаций. Проверять доход и численность материнских компаний иностранных участников на соответствие предельным величинам закон не требует.
С какого момента организация может применять пониженные тарифы страховых взносов, предусмотренные для малых и средних предприятий
Для плательщиков страховых взносов, признаваемых субъектами малого или среднего предпринимательства, применяются пониженные тарифы страховых взносов Совокупный тариф составляет 15% (вместо 30%) для выплат в пользу физических лиц, превышающих МРОТ на начало расчетного периода. Величина МРОТ в 2023 г. равна 16 242 руб. (пп. 17 п. 1, п. 2.1 ст. 427 НК РФ, ст. 1 Федерального закона от 19.12.2022 N 522-ФЗ).
Плательщики страховых взносов начинают применять пониженные тарифы страховых взносов с 1-го числа месяца, в котором сведения о них внесены в реестр МСП; а заканчивают — с 1-го числа месяца, в котором сведения о них были исключены из реестра МСП (Письма Минфина России от 29.05.2023 N 03-15-06/48898, от 08.12.2022 N 03-15-05/120508, от 20.01.2022 N 03-15-05/2932, от 03.06.2021 N 03-15-06/43307, от 07.04.2021 N 03-15-06/25772).
Требования к средней численности сотрудников МСП
Средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать следующие предельные значения средней численности работников, установленные для каждой категории субъектов МСП.
Так, среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год хозяйственных обществ, хозяйственных товариществ, хозяйственных партнерств, производственных кооперативов, потребительских кооперативов, КФХ, ИП не должна превышать следующие предельные значения среднесписочной численности работников для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства:
- от 101 до 250 человек – для средних предприятий;
- до 100 человек – для малых предприятий;
- до 15-ти человек – для микропредприятий.
Налоговая отчётность для вновь созданной организации или ИП
Следует помнить, что если последний день сдачи отчета выпадает на выходной, то срок переносится на следующий рабочий день.
Например, за март — до 16 апреля, за июнь — до 16 июля, за август до 17 сентября, за ноябрь — до 17 декабря СЗВ-Стаж за год до 1 марта 2023 года Подтверждение основного вида деятельности в ФСС за год до 15 апреля 2023 года Декларация по страховым взносам на травматизм в ФСС 1 квартал до 25 апреля в электронном виде, до 20 апреля на бумаге 2 квартал до 25 июля в электронном виде, до 20 июля на бумаге 3 квартал до 25 октября в электронном виде, до 20 октября на бумаге за год до 25 января 2023 года в электронном виде, до 21 января 2023 года на бумаге Для специальных режимов: Если организация на упрощенном режиме, она подает декларацию по УСН вместо декларации по налогу на прибыль, НДС и по налогу на имущество, так как от этих налогов она освобождена.
Декларация по УСН подается один раз в год до 30 апреля 2023 года.
А вот авансовые платежи нужно уплачивать до 25 числа следующего за отчетным месяца.
Если организация на вмененке, то, декларации она должна сдавать: ЕНВД 1 квартал до 20 апреля 2 квартал до 20 июля 3 квартал до 22 октября за год до 21 января 2023 года При наличии сотрудников, организации на специальных режимах подают тот же перечень зарплатных отчетов: Декларация 2-НДФЛ за год до 1 апреля 2023 года Отчёт 6-НДФЛ 1 квартал до 3 мая 2 квартал до 31 июля 3 квартал до 31 октября за год до 1 апреля 2023 года Единый расчёт по страховым взносам 1 квартал до 3 мая 2 квартал до 30 июля 3 квартал до 30 октября за год до 30 января 2023 года Сведения о ССЧ за год до 21 января 2023 года Бухгалтерская отчётность за год до 1 апреля 2023 года СЗВ-М ежемесячно До 15 числа месяца, следующего за отчетным. Следует помнить, что если последний день сдачи отчета выпадает на выходной, то срок переносится на следующий рабочий день. Например, за март — до 16 апреля, за июнь — до 16 июля, за август до 17 сентября, за ноябрь — до 17 декабря СЗВ-Стаж за год до 1 марта 2023 года Подтверждение основного вида деятельности в ФСС за год до 15 апреля 2023 года Декларация по страховым взносам на травматизм 4-ФСС 1 квартал до 25 апреля в электронном виде, до 20 апреля на бумаге 2 квартал до 25 июля в электронном виде, до 20 июля на бумаге 3 квартал до 25 октября в электронном виде, до 20 октября на бумаге за год до 25 января 2023 года в электронном виде, до 21 января 2023 года на бумаге При наличии объектов налогообложения: Декларация по налогу на транспорт за год до 1 февраля 2023 года Декларация по земельному налогу за год до 1 февраля 2023 года 4.
Деятельность не велась — какие отчеты нужно сдать все равно? В том случае, если деятельность не велась, организации и ИП на ОСНО вправе подать упрощенную декларацию, объединяющую
Когда сдают сведения о численности вновь созданные организации
Вновь созданные (новые) или реорганизованные организации сдают сведения о среднесписочной численности в 2020 году не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Например, если компания создана (внесена в единый государственный реестр) 12 февраля 2020 года, сведения о среднесписочной численности работников надо сдать в инспекцию не позднее 20 марта 2020 года.
Что считать датой создания организации? Согласно статье 51 ГК РФ это дата записи об организации в ЕГРЮЛ. Соответственно, срок сдачи среднесписочной численности зависит именно от этой даты.
Таким образом, в первый год работы новые и реорганизованные компании должны предоставить сведения дважды: сразу после создания (реорганизации) и еще раз по итогам года.
Обратите внимание!
Вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели не сдают расчет по численности работников.