Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка о направлении в командировку: образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.
Служебная записка на командировку удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он направлен, дату его приезда и возвращения из поездки. Ее оформляют, если:
- специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
- нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.
Она нужна и для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в отъезде.
Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:
- командировочное удостоверение;
- отчет о выполненных задачах;
- служебное задание.
Стандартный способ подтверждения дат командировки
Оформление служебной поездки осуществляется на основе распоряжения о командировке и авансового отчета. Сумма суточных, заявление на командировочные, а также другие важные критерии напрямую зависят от точного срока продолжительности командировки, которая зачастую фиксируется проездными документами.
В распоряжении руководителя зачастую указываются примерные даты без учета отдельных факторов или возможности переноса. Для подтверждения фактического количества дней пребывания в служебной повестке используются следующие способы согласно закону:
-
Проездные документы. К ним относятся бумажные или электронные билеты, посадочные талоны и прочее, где указано точные дата и время отправления и возвращения. Именно по ним осуществляется фиксация данных, поэтому важно, чтобы они были в оригинальном или распечатанном виде в авансовом отчете.
-
Документы о проживании. Альтернативный способ подтверждения длительности служебной поездки. Кроме них важно предоставить служебную записку на командировку, где будет указано обоснование.
-
Служебная записка. Если нет ни проездных документов, ни документов о проживании определение точных дат определяется только служебной запиской, которая составляется принимающей стороной. При этом важно, чтобы был соблюден образец служебной записки на командировку.
Кто и когда должен заполнять служебную записку?
Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
Директору ООО «Поляра»
Титовой Елене Анатольевне
от менеджера по продажам
Быченко Дениса Владимировича.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2017 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2017 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2017 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1.
Что такое служебная записка?
Ответ: Служебная записка – это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке. Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.
Вопрос №2.
Как подтверждается факт командировочных расходов?
Ответ: Законодательством Российской Федерации закреплено, что сроки нахождения в командировке в обязательном порядке должны быть подтверждены проездными билетами или же их копиями. Если сотрудник потерял проездной билет, командировка может быть не оплачена. Однако бывают такие ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, в данном случае необходимо сообщить руководителю учреждения о данном факте
Вопрос №3.
Какой основной текс должен содержать документ, подтверждающий факт командировки?
Ответ: В данном разделе необходимо указать основную цель командировки, место командировки, сроки продолжения служебной командировки, если сотрудник использует личный транспорт для командировки, необходимо указать полные данные автомобиля.
Вопрос №4
Что необходимо сделать сотруднику по приезду из командировки?
Ответ: Для того, что бы сотруднику оплатили расходы, которые он понес в командировке, ему необходимо написать заявление на компенсацию расходов, связанных с командировкой и приложить все чеки и билеты, которые были в командировке. Данный документ составляется сотрудником в свободной форме, по приезду из командировки. Необходимо указать:
- Цель командировки;
- Сроки командировки;
- Документы, связанные с расходами в командировке.
Директору ООО «Поляра» Титовой Елене Анатольевне от менеджера по продажам Быченко Дениса Владимировича.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2020 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2020 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2020 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Рекомендуем посмотреть другие наши статьи о том, как составить служебную записку на повышение зарплаты, премирование и депремирование сотрудников, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ, списание материальных ценностей, основных средств, выдачу денежных средств, совмещение должностей, ремонт автомобиля, приобретение и другие действия связанные с оборудованием, а также на отгул.
Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.
Стандартная структура выглядит следующе:
- Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
- После шапки прямо по центру вписываем наименование;
- Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
- Список прилагаемых бумаг;
- Дата, подпись.
Нужно ли составлять для получения возмещения командировочных расходов?
Законом на работодателя возлагается обязательство по выдаче работнику, направленному в служебную поездку, аванса на командировку (п. 10 Положения №749 и статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации). Как выдается аванс, читайте здесь.
Такая выплата производится бухгалтерией направляющего предприятия (организации) на основании соответствующего приказа руководства, а также заявления от самого командированного сотрудника и включает в себя суммы на покрытие проезда, проживания, суточных трат. Может выдаваться наличными или на карту командировочного лица.
Для получения выплат работником, направленным на выполнение служебного задания не по месту постоянной работы, начальник должен оформить приказ.
Как оформить служебное задание, читайте здесь.
Именно этот документ является главным основанием для выдачи средств из кассы компании или произведения безналичных перечислений на банковскую карту трудящегося.
Издается такой приказ перед поездкой и должен подаваться в бухгалтерию вместе с заявлением от сотрудника на получение аванса на командировочные расходы.
В представленном заявлении содержатся сведения о месте направления, датах поездки, данные о приказе о направлении, сумма аванса, необходимая к выдаче и конкретизирующая постатейные расходы смета.
Допускается оформление сметы отдельным документом, составленным уполномоченным на такие действия работником направляющего предприятия (организации (как правило, бухгалтера).
Для чего нужна служебная записка на командировку
Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.
Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция
Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.
Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.
А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.
Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.
Служебная записка на командировку в 2020 году: образец
Служебная записка на командировку предназначена, прежде всего, для определения цели командировки, которая в дальнейшем поможет подтвердить правильный выбор статьи затрат и решить возможные споры с налоговиками. Также в записке может утверждаться период нахождения работника в командировке, что облегчает работу бухгалтера при расчете суточных.
У этой служебки нет определенной формы, установленной законом. Вы можете составить ее в произвольном виде и утвердить локальным нормативным документом.
Однако помните, что согласно Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 необходимо описать правила составления служебной записки и ознакомить с ними сотрудников, чья деятельность связана с командировками.
Записка составляется инициатором поездки и относится руководителю для согласования. Список инициаторов можете определить сами. Как правило это руководители отдела продаж, коммерческие директора.
Основной смысл документа заключается в разъяснении цели командировки, определение места поездки, указания должности и ФИО командируемого сотрудника. Также можно указать даты командировки.
Если инициатива идет от рядового сотрудника, то он, как правило, сначала визирует у своего руководителя, а затем документ отправляется к ответственному лицу всей организации (зачастую это генеральный директор).
Служебную записку, утвержденную всеми инстанциями лучше хранить в бухгалтерии. В таком случае будет удобнее воспользоваться документом при возможных вопросах налоговой.
Авансовый отчет и подтверждающие документы
Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).
Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (
О выдаче денег подотчет
Любая организация позволяет человеку перед командировкой получить денежные средства под отчет. Для этого необходимо подать заявление установленного образца.
Документ необходим не только для подтверждения факта передачи денег, но и позволяет обязать гражданина предоставить отчетную документацию.
Официальный документ направляется на имя руководства, но обрабатывается заявка бухгалтерией.
В справке проставляется отметка об отсутствии долговых обязательств перед предыдущими поездками.
В бланке прописывается ссылка на приказ, который считается основанием для отправки гражданина в служебную командировку. И в тексте письма работник требует выдать денежные средства, но в то же время он обязуется предоставить все подтверждающие документы о тратах. Он также знакомится со всеми правилами оформления.
В бланке присутствуют отдельные отметки, которые предусматриваются для ответственных лиц.
Главное условие – погашение задолженности по ранее выданным средствам по предыдущим командировкам. Возможно получить средства как на банковскую карту, так и наличными.
Служебная записка на командировку — образец 2019, пример, форма
Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:
- Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
- Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
- Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
- Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
- Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
- Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
- Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
- Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.