Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если обнаружена недостача при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Примеры объяснительных записок о недостаче
Генеральному директору
ООО «Невасилёк»
Погребенному К.Е.
Объяснительная записка
10.07.2018 года №41
Об обнаружении недостачи товара при приёмке
Я, Кругляшков Шамир Николаевич, принимал товар на склад от поставщика ООО «Часовщик». Мною была обнаружена недостача товара. Количество привезённого товара не соответствовало документам. Мною были заполнены все необходимые документы и в одном экземпляре переданы поставщику. Они обещали довезти товар в течение 2-ух рабочих дней.
Все необходимые документы прилагаю.
подпись и расшифровка
Ещё один пример:
Генеральному директору
ООО «Невасилёк»
Погребенному К.Е.
Объяснительная записка
10.07.2017 года №41
Об обнаружении недостачи товара при приёмке
Я, Кругляшков Шамир Николаевич, провёл на складе инвентаризацию по приказу генерального директора. В ходе инвентаризации была обнаружена недостача товара. Все необходимые акты мною были заполнены.
Из письменных объяснений работника склада, на чьём участке была недостача, он не считает себя виновным. Также он считает, что виноват разнорабочий Небылицин, так как он в ночь предполагаемой пропажи был в состоянии алкогольного опьянения, о чём генеральному директору было своевременно доложено.
Прошу провести внутреннее расследование случившегося. Все документы о недостаче прилагаю.
подпись и расшифровка
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная
Инфо Главное в объяснительной написать, что Вы лично НЕЧЕГО НЕ БРАЛИ, это важно, что отношение к этому не имеете и укажите, на Ваш взгляд, почему так могло случиться. Тут много может быть причин, неправильное ведение документации, недобросовестность охраны, да и просто кто-то из продавцов, например, воруют..
Обычно любая объяснительная пишется так: в правом верхнем углу — кому и от кого (Ф.И.О, должность), далее заголовок «Объяснительная». Текст: «Я, нижеподписавшаяся, Ф.И.О, по факту обнаруженной недостачи поясняю следующее:», ну и дальше описываете подробно, что в такой-то день Вы пришли на работу во столько-то, занимались тем-то и тем-то, на момент обнаружения недостачи находились там-то, видели/не видели то-то и то-то, — в общем, поминутно всё от и до, что было — без домыслов и догадок: только факты.
Как написать объяснительную на работе
Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке. Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.
Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации. Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С.
Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра. Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику. Вот еще один пример правильно оформленной записки: Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.
Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб. Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров.
Объяснительная по недостаче и излишкам на складе
Внимание Свои пояснения о случившемся ЧП пострадавший может дать и без напоминания со стороны начальства. Например, рабочий неоднократно указывал мастеру на необходимость вызова электромонтера, так как механизм, на котором он работает, имел повреждения в изоляции корпуса. Свои просьбы он оформил письменно. Через некоторое время произошла электротравма из-за неисправного оборудования.
Рабочий может самостоятельно написать пояснительную записку, указав номера докладных о неисправной изоляции. Кроме того, травма может произойти из-за невыполнения кем-либо из работников своих обязанностей. Например, зимой технолог, переходя из здания цеха в заводоуправление, поскользнулся и получил гололедную травму.
Первоначально обвинили в случившемся ЧП дворника, который не посыпал дорожки песком.
Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации
Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы — его еще называют заключением о зачете пересортицы.
Предложение пишется от лица главы инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании. В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по Общероссийскому классификатору продукции.
В документе также приводится информация из объяснительной записки материально ответственного лица, и если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода ОКП.
Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте.
Объяснительная по недостаче товара
В искусстве. 193 ТК РФ гласит, что любой работник за нарушение служебных и трудовых обязанностей подлежит наказанию в виде дисциплинарных взысканий. Но работодатель не может наказать сотрудника, не попросив письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в письменном объяснении произошедшего. Он обязан сделать это в течение 2 рабочих дней. Если работник отказывается и не дает объяснений в указанный срок, работодатель составляет акт. Это обстоятельство никоим образом не препятствует наложению дисциплинарного взыскания.
Этот вид документов относится к серии документов обслуживающего персонала. Его нужно доставить либо в отдел кадров, либо в секретариат менеджера, либо напрямую руководителю.
В этом официальном документе сотрудник признает факт нарушения дисциплины и указывает причины, по которым этот факт произошел.
Заметка пишется от руки на стандартном листе бумаги или на фирменном бланке компании. Он должен состоять из 2 частей:
- текущий — подтверждение опоздания;
- пояснительная — здесь сотрудник объясняет, почему опоздал. В этой части документа сотрудник приводит причины и аргументы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) факт его опоздания.
Но все официальные документы от руки требуют от сотрудников отдела кадров, а также от работодателей. Это успокаивает против обвинений. В судебной практике были случаи, когда сотрудники отказывали в признании отцовства распечатанного на компьютере документа. Отсутствие товара можно определить при инвентаризации. Затем работник, являющийся лицом, материально ответственным за вверенные ему ценности, должен написать работодателю пояснительную записку о факте недостачи.
Законодательно применение акта приема передачи транспортного средства между двумя водителями не закреплено. На практике такой документ применяется, чтобы зафиксировать факт перехода автомобиля от сотрудника к сотруднику, и отметить в документе техническое состояние, комплектацию и внешний вид машины.
Акт приема передачи – это документ первичного бухучета, на основании которого основные средства ставятся на баланс и снимаются с него.
Срок хранения первичных документов 5 лет. Несмотря на то, что автотранспорт передается в пределах одного и того же предприятия, и это движение материальных ценностей не отражается в балансе, следует соблюсти сроки хранения документации, прописанные в ч.1 ст.17 ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:
- преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
- противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
- присутствие ошибок и недочетов в документации.
Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.
Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.
При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.
Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.
Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.
Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.
Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.
Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».
Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».
Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».
Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:
- преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
- противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
- присутствие ошибок и недочетов в документации.
Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.
Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.
При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.
Объяснительная мол по недостаче продукции на складе которого он не видит
193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.
Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании.
В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей.
Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки. Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.
Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом.
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:
- преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
- противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
- присутствие ошибок и недочетов в документации.
Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.
Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.
При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.
Как правильно пишется недостача
Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка.
В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.
Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.
Обязательными реквизитами документа является:
- Дата составления и подпись.
- ФИО директора, должность.
- Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
- Наименование компании.
- Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
Пример объяснительной записки: После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику.
Образец объяснительной записки
193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки. Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- — указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- — заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
- — составитель, его подпись.
- — наименование документа – «Объяснительная записка»;
- — наименование организации;
- — текст пояснения;
- — дата составления и № регистрации записки;
Декану историко — филологическо-го факультета Орловой Н.И.