Выдача в подотчет в 2024 году новый порядок в казенном учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача в подотчет в 2024 году новый порядок в казенном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Чем регулируется подотчет

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.

Сроки хранения авансовых отчетов

Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.

Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).

С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:

• в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
• ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
• деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
• с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

• наименование организации;
• наименование приказа;
• его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

• обоснование и основание для создания приказа;
• на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
• максимальный размер сумм;
• период, на который они могут выдаваться;
• работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
• ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году

Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.

• наименование предприятия;
• месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
• ИНН;
• номер расчетно-кассового аппарата;
• номер документа;
• дата покупки;
• перечень товаров;
• количество;
• цена за единицу;
• цена за все единицы данной категории товара;
• сумма скидок (если таковые присутствуют);
• сумма к оплате.
• ККП – код проверки подлинности документа.

В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.

Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:

• в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
• в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
• в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.

Представление авансового отчета

По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).

Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

3. Порядок отчета по подотчетным суммам.

3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).

3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.

3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.

3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.

3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).

3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.

В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».

Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).

С 1 июля 2023 года поменяются правила выплаты зарплаты

Новые правила выплаты заработных плат сотрудникам прописаны в положениях Федерального закона №88-ФЗ от 1.05.2017. Они обязывают муниципальные и государственные учреждения, внебюджетные фонды отказаться от платежных карт иностранных систем MasterCard и VISA для перечисления зарплаты. Начиная с 1 июля 2019 года начисления из государственного бюджета должны проводиться исключительно на пластиковые карты «МИР» российской платежной системы.

Новые правила выплаты зарплат не распространяются в отношении коммерческих компаний и индивидуальных предпринимателей. После 1 июля 2019 года они могут продолжать использовать карты международных систем MasterCard или VISA для перечисления зарплатных выплат. Исключение составляют ситуации, когда работник самостоятельно требует, чтобы денежные средства переводились на карту «МИР». Отказать в таком требовании работодатель не имеет права при условии, что оно будет подкреплено соответствующим заявлением от работника.

Как рассчитываться наличными по договору

Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.

Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.

Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.

Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.

Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.

Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Выдача подотчетных сумм

Если определенную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется соответствующий приказ о выделении подотчетных средств на счет сотрудника, в который вносятся следующие данные:

• наименование организации;
• наименование издаваемой бумаги;
• номер документа, дата, место его составления;
• обоснование и основание для издания;
• на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
• максимальный размер сумм;
• период, на который они выдаются;
• работник, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
• ответственное за исполнение должностное лицо.

Бумага подписывается главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.

Подотчет-2022: что подготовить уже сейчас

1. Федеральный закон от 01.07.2021 № 244-ФЗ «О внесении изменений в Бюджетный кодекс Российской Федерации и о приостановлении действия пункта 4 статьи 242.17 Бюджетного кодекса Российской Федерации».

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 24 ноября 2021 г. № 2024 «О правилах казначейского сопровождения».

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2021 г. № 2155 «Об утверждении общих требований к порядку осуществления финансовыми органами субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) казначейского сопровождения средств».

4. Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2021 г. № 2483 «Об утверждении правил проведения бюджетного мониторинга и применения мер реагирования в целях недопущения финансовых нарушений участниками казначейского сопровождения».

5. Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2021 г. № 2479 «Об утверждении Правил выдачи (перевода, отзыва) казначейского обеспечения обязательств и сроков проведения органами Федерального казначейства операций с казначейским обеспечением обязательств».

6. Постановление Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2021 г. № 2261 «О случаях и порядке обмена информацией между Федеральным казначейством и органами, указанными в пункте 15 статьи 242.13-1 Бюджетного кодекса Российской Федерации».

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 декабря 2021 № 2271 «Об утверждении Правил экономического обоснования затрат».

8. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2021 г. № 203н «Об утверждении Порядка формирования и ведения классификатора признаков финансовых нарушений участников казначейского сопровождения» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66667).

9. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 декабря 2021 г. № 205н «Об утверждении порядка формирования идентификатора государственного контракта, договора (соглашения) при казначейском сопровождении средств» (зарегистрирован в Минюсте России 28 декабря 2021 г. № 66615).

10. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10 декабря г.# 210н «О порядке ведения учета доходов, затрат, произведенных участниками казначейского сопровождения в целях достижения результатов, установленных при предоставлении целевых средств, по каждому государственному (муниципальному) контракту, договору (соглашению), контракту (договору)» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66677).

11. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 17 декабря 2021 г. № 214н «Об утверждении Порядка осуществления территориальными органами Федерального казначейства санкционирования операций со средствами участников казначейского сопровождения» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66676).

12. Приказ Федерального казначейства от 15 декабря 2021 г. № 40н «Об утверждении Порядка казначейского обслуживания операций со средствами участников казначейского сопровождения».

13. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 41н «Об информировании Федеральным казначейством Центрального банка Российской Федерации о совершении казначейских платежей при казначейском сопровождении».

14. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 43н «Об осуществлении территориальными органами Федерального казначейства проверок при осуществлении расширенного казначейского сопровождения в случаях, установленных Правительством Российской Федерации».

15. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 44н «Об утверждении Порядка открытия лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства участникам казначейского сопровождения».

1) на основании:

государственных (муниципальных) контрактов, контрактов (договоров), заключаемых в целях приобретения услуг связи по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений, коммунальных услуг, электроэнергии, гостиничных услуг, услуг по организации и осуществлению перевозки грузов и пассажиров железнодорожным транспортом общего пользования, авиационных и железнодорожных билетов, билетов для проезда городским и пригородным транспортом, подписки на периодические издания, в целях аренды, осуществления работ по переносу (переустройству, присоединению) принадлежащих участникам казначейского сопровождения инженерных сетей, коммуникаций, сооружений, а также в целях проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий в соответствии с законодательством Российской Федерации о градостроительной деятельности, осуществления страхования в соответствии со страховым законодательством, в целях приобретения услуг по приему платежей от физических лиц, осуществляемых платежными агентами;

государственных (муниципальных) контрактов (контрактов), исполнителями которых являются государственные (муниципальные) казенные учреждения;

государственных (муниципальных) контрактов, исполнение которых подлежит банковскому сопровождению в соответствии с законодательством Российской Федерации;

контрактов (договоров), заключенных в рамках исполнения договоров (соглашений) о предоставлении субсидий (бюджетных инвестиций), по решению Правительства Российской Федерации;

2) в порядке возмещения недополученных доходов или возмещения фактически понесенных затрат в связи с производством (реализацией) товаров, выполнением работ, оказанием услуг;

3) за заслуги перед государством в области науки и техники, образования, культуры, искусства и средств массовой информации (гранты, кроме грантов, условиями предоставления которых установлено требование их использования после подтверждения на соответствие условиям и (или) целям, установленным при их предоставлении, гранты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, премии, стипендии и иные поощрения);

4) социально ориентированным некоммерческим организациям, а также иным юридическим лицам, указанным законом (решением) о бюджете;

5) в рамках исполнения государственного оборонного заказа:

в целях проведения операций, осуществляемых на отдельных счетах, открытых в уполномоченных банках в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»;

в целях обеспечения органов внешней разведки Российской Федерации средствами разведывательной деятельности;

в целях обеспечения органов федеральной службы безопасности средствами контрразведывательной деятельности, борьбы с терроризмом;

в целях обеспечения Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» товарами, работами, услугами по разработке, испытаниям, производству, разборке и утилизации ядерных боеприпасов и ядерных зарядов, обеспечению их надежности и безопасности на всех стадиях жизненного цикла, поддержанию базовых и критических технологий на всех стадиях жизненного цикла ядерных боеприпасов, ядерных зарядов, в том числе по обеспечению ядерной и радиационной безопасности, формированию государственного запаса специального сырья и делящихся материалов;

6) банкам и государственной корпорации развития «ВЭБ.РФ»;

7) Фонду перспективных исследований, источником образования которых являются субсидии из федерального бюджета в виде имущественного взноса Российской Федерации;

8) при реализации мероприятий, связанных с обеспечением деятельности Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;

9) в целях осуществления Федеральной службой охраны Российской Федерации проектно-изыскательских работ, капитального ремонта, строительства и реконструкции объектов капитального строительства в интересах объектов государственной охраны.

---

До 1 июля 2022 г. соглашения о предоставлении целевых субсидий заключаются отдельно по каждому коду целевой субсидии.

Если целевая субсидия предоставляется по нескольким КБК, то отдельные соглашения заключаются по каждому КБК.

С 1 июля 2022 г. после доработки системы «Электронный бюджет» будет обеспечена возможность заключения одного соглашения о предоставлении нескольких целевых субсидий, подлежащих казначейскому сопровождению.

Выдача денег в подотчет в бюджетном учреждении

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ). Иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Данная практика распространена при получении материальных ценностей, оплата которых производится посредством безналичных расчетов.

В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации и приобретает товар в порядке, предусмотренном договором розничной купли-продажи, доверенность не требуется. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Поскольку нормы ТК РФ регулируют только трудовые отношения, в командировку могут быть направлены лишь работники организации (основные работники и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны (данные отношения регулируются ГК РФ).

Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

При направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы на такси относятся к иным расходам, связанным с командировкой. Они возмещаются в случаях, порядке и размерах, которые определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках, приведенным в приложении к учетной политике учреждения), а также при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения о командировках ). Документом, подтверждающим использование работником такси, служит квитанция, оформленная в соответствии с Приложением 5 к Постановлению Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом» (Письма Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549).

Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Вместе с тем, если указанные расходы осуществляются за счет средств соответствующих бюджетов, размеры их возмещения ограниченны. Так, нормы расходов на служебные командировки для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». В соответствии с пп. «в» п. 1 данного Постановления возмещение за счет средств федерального бюджета расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы производится в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Деньги ООО: как выдать под отчёт

• Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
• Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
• Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

• Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
• Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работника. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо №09-01-07/46781 от 21.07.2023). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна утвердить порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) осуществляются путем безналичного расчета, в следующих документах:

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета, касающееся выдачи денежных средств под отчет в бюджетных учреждениях, началось еще в 2023 году. По приказу Минфина №65н от 01.07.2013 произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). В документах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

Работник вправе получить авансом любую сумму денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выдаваемая ему наличными сумма ограничивается 100 000 руб. по одному контракту.

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек собственные средства, он составляет отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, приводящим к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений, а также иные, указанные в пункте 2.9 положения Банка России №630-П от 29.01.2023, она подлежит обязательной сдаче в банк. Принимать от других лиц в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено, это предусматривают новые правила работы с подотчетниками.

Опасные ошибки показаны на образце . Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

• запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
• запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя;
• дата.

Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2023 № 03-01-15/63182, от 20.08.2023 № 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2023 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2023 № 17-15/176342.

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2023 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

• Ф.И.О. лица;
• регистрационный номер документа;
• сумма наличных денег;
• срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

• чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
• товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.

Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2023 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

в Постановлении от 18 июля 2023 года № Ф06-35389/2023 по делу № А57-18148/2023 АС Поволжского округа признал недействительным решение ПФР о доначислении страховых взносов в ситуации, когда организация не начислила взносы на суммы по авансовым отчетам, не подтвержденным кассовыми чеками;

Согласно ст. 195 ГК РФ исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности установлен равным 3 годам и начинает отсчитываться со дня, следующего за последним днем срока исполнения должником своих обязательств (ст. 196, п. 2 ст. 200 ГК РФ). В то же время ст. 197 ГК РФ предусматривает, что для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Вместе с тем Минфин России в письмах от 15 сентября 2010 года № 03-03-06/1/589, от 24 сентября 2009 года № 03-03-06/1/610 указал, что по всем долгам, в том числе и по подотчетным суммам работников, применяется общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, – 3 года.

По общему правилу подотчетные суммы не считаются доходом сотрудника, так как товары, работы, услуги приобретаются в интересах организации, а не физлица. Поэтому у физлица не возникает экономической выгоды, а значит, такие суммы не облагаются НДФЛ. Такой вывод можно сделать из анализа п. 1 ст. 41, ст. 209 НК РФ. При этом работнику необходимо документально подтвердить произведенные расходы, а товары, работы и услуги должны быть приняты к учету.

Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

• Согласно п. 6.3 № 3210-У
• при выдаче денег подотчет требуется оформить или заявление работника, или приказ (другой распорядительный документ) руководителя. Составлять, как это было ранее, оба документа не нужно.
• Приказ на выдачу средств можно заполнить сразу на несколько подотчетников с указанием ФИО, сумм и сроков выдачи по каждому из них.
• Упразднен обязательный 3-дневный срок сдачи авансового отчета – теперь руководители вправе самостоятельно устанавливать срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предоставить авансовый отчет, а также подтверждающие документы к нему.
• Расширены требования к работе с наличностью кассиров – нельзя выдавать грязные или поврежденные наличные деньги; купюры с пятнами, рисунками, надписями, оборванными краями, отверстиями, оторванными углами. Банкноты даже с одним повреждением требуется сдать в банк. При приеме и выдаче наличных кассир должен проверять их платежеспособность (п. 5.1, 6.2 № 3210-У).
• Отмен максимальный лимит средств к выдаче в подотчет – сколько можно максимально выдать подотчетному лицу, руководитель решает самостоятельно. Сумму он указывает на приказе или заявлении сотрудника. Если работник будет от имени предприятия рассчитываться с контрагентами (ИП или юрлицами), помните об ограничении в 100 000 рублей по отдельной сделке. В этом случае не рекомендуется выдавать подотчетнику больше, чтобы избежать нарушений.
• Отменена обязанность кассира проверять паспорт получателя средств – требуется только удостовериться, что деньги выдаются тому человеку, кто указан в расчетном документе (кассовом ордере или ведомости). Как именно идентифицировать получателя, решает сам кассир.
• Исключена обязанность депонирования остатка невыданной зарплаты – теперь не нужно проставлять в ведомости отметку о депонировании. Если зарплата выдана не в полном объеме, средства можно направить на расчеты с другими сотрудниками или оставить в кассе с учетом ее лимита.

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются

Для того чтобы получить денежные средства в подотчет подотчетному лицу следует написать заявление, в котором в свободной форме будет изложена просьба о выдаче определенной суммы для произведения расходов в интересах организации. Далее заявление должно попасть к руководителю организации, который своей подписью одобряет выдачу денег в подотчет и указывает сумму к выдаче.

Заявление с одобрительной резолюцией руководства служит основанием для кассира для выдачи денег. Образец заявления на выдачу денег в подотчет предлагаем скачать внизу статьи.

В тексте обозначается фраза с просьбой о выдаче под отчет денежной суммы, которая пишется прописью и в скобках указывается цифрами.

Также следует указать цель расходования средств.

Необходимо обосновать, почему необходима денежная сумма именно в таком размере. Если нужно, приводится расчет суммы с учетом всех планируемых расходов.

Это актуально для командировочных, представительских расходов. Заявителю нужно указать дату, к которой нужны деньги.

Написанное таким образом заявление подписывается и датируется. Запись об отсутствии долгов по ранее выданным сумма под отчет бухгалтер делает ниже на бланке заявления.

Если долги имеются, то заявителю будет отказано в выдаче денег. Решение руководителя пишется также на бланке заявления, заверяется подписью. Кассир, получивший заявление, также должен поставить свою подпись на бланке заявления и выдать подотчетному лицу указанную сумму денег в подотчет.

Пример оформления заявления предлагаем скачать ниже. образец — скачать.

Первый день июля 2021 года — без преувеличения целая веха для бухгалтеров и компаний в целом. Повсеместный переход на онлайн-кассы — за отдельными льготными исключениями — влечет за собой необходимость перестройки и в других сферах.

Так, подотчетники напрямую должны учитывать июльские «кассовые» изменения. Нужно иметь в виду и другие поправлки, которые непосредственно отразились на оформлении авансотчета. Иначе есть риск, что компания не сможет учесть подотчетные траты. Обо всем — по порядку.

Проведите для сотрудников компании ликбез по следующим пунктам.

В 2020 году вступили в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, – чеков – бумажных и электронных. Несмотря на то, что список требуемых документ от подотчетников во втором полугодии не изменился, чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы представленные подтверждения соответствовали новым требованиям.

Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься

Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:

• сотрудники компании;
• внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

Основные правила выдачи подотчетных денег

Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.

Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Похожие записи:

• Исковое заявление об уменьшении размера алиментов
• Шаблон устава ООО с одним и двумя учредителями в 2023 году
• Ваша заявка уже обрабатывается