Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.
Общие правила заполнения трудовой при её оформлении
Основные правила следующие:
- На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
- Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
- Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
- В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
- Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Преимущества электронных трудовых книжек над бумажными
Измененный порядок не накладывает на работодателей сложных обязательств. Чтобы корректно вести электронную трудовую, руководителям нужно вовремя передавать информацию в Пенсионный фонд.
В остальном, работать с электронными трудовыми сравнительно удобнее:
- уменьшится нагрузка по работе с бумажными книжками;
- информация в электронном виде не потеряется по каким-то непредвиденным обстоятельствам — во время потопа, возгорания, после поломки техники;
- после ЧП на предприятии работодатель быстрее восстановит документы, если хотя бы часть сотрудников отдаст предпочтение электронным трудовым.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.
— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.
— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.
— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.
- К началу 2021 года большинство работников должно определиться с выбором варианта дальнейшего ведения трудовой книжки — в электронном или в прежнем (бумажном) варианте. При отказе от бумажного варианта трудовая книжка выдается работнику на руки с записью в ней о переходе на ЭТК. Для выбравших бумажный вариант и лиц, не имевших возможность сделать выбор к началу 2021 года, продолжается оформление трудовой книжки на бумаге. У работника при этом возникают права на продолжение ведения бумажного документа и у последующих работодателей, а также на возможность перехода к ЭТК. Об отсутствии факта перехода на ЭТК свидетельствует отсутствие записи об этом в бумажной трудовой книжке. Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусмотрен.
- В 2021 году продолжается переход к применению ЭТК. Особыми для этого года становятся отмена оформления бумажных трудовых книжек для впервые трудоустраивающихся, завершение накопления в единой электронной базе сведений о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020, закрепление окончательных сроков для подачи в ПФР данных о кадровых событиях.
- Для лиц, выбравших ведение ЭТК, работодателем при увольнении оформляется новый документ — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Создаваться он может как на бумаге, так и в электронном виде. Его вместе с трудовой книжкой (если у работника имеется трудовой стаж до 01.01.2020) нужно будет предъявить по новому месту работы, при этом трудовая книжка после ознакомления с ней работодателя будет возвращена работнику. Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, сформированные по данным, имеющимся в ПФР (форма СТД-ПФР), в которые фонд должен включить отраженную на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера информацию обо всех имевших место работодателях и периодах работы у них.
- Для лиц, не отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки, принципиальных изменений в документальном оформлении кадровых событий не произойдет. Они по-прежнему будут при трудоустройстве передавать этот документ работодателю и получать его при увольнении. Но параллельно сведения о трудовой деятельности таких лиц будут накапливаться в единой электронной базе, что при отказе от использования бумажной трудовой книжки позволит им получать данные из этой базы в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР на общих основаниях
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Обязанности и права работодателя при ведении электронных трудовых книжек
- Работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель отдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче бумажной трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную версию.
- Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
- При заключении нового трудового договора будущий работник, который поступает на работу, предоставляет работодателю сведения о прошлой трудовой деятельности как в бумажнмо, так и в электронном виде вместе с трудовой книжкой.
- В случае, если работник заметит, что информация о трудовой деятельности заполнена неверно или не описана полностью, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и предоставить их в Пенсионный фонд России.
Новая форма старого документа
Идею перевести данные трудовой книжки в электронный формат законодатель реализовал в ряде правовых актов. В ТК РФ добавлена статья 66.1, полностью посвященная электронной трудовой книжке (законом ФЗ-439 от 16/12/19). Сам по себе ФЗ-439 содержит нормы, обеспечивающие законодательный переход к ЭТК и их использование. КоАП позволяет применять нормы ст. 15.33.2: штрафы за непредоставление, просрочки или ошибки в новой отчетности ПФР. Она введена поправками в ФЗ-27 от 01/04/96 г.
Электронная трудовая книжка определенной формы, физического носителя не имеет. Это цифровой документ, сведения из которого можно вывести в файл или на бумагу. Они обозначаются термином «Сведения о трудовой деятельности». Базу будет формировать работодатель, передавая данные в ПФР. Состав данных практически идентичен бумажному формату:
- сведения о работнике;
- сведения о фирме;
- дата, когда он принят, уволен или имел место перевод;
- вид события;
- реквизиты документа-основания;
- сведения о должности, специальности, профессии, квалификации, подразделении;
- вид поручаемой работы;
- при увольнении — причины этого события.
Можно сказать, что сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работнику и есть новая электронная трудовая книжка (форма СТД-Р либо СТД-ПФР), предоставляемая, соответственно, работодателем либо пенсионным фондом. Они утверждены приказом Минтруда №23н от 20/01/20 г., в котором содержатся также и образцы форм.
Как убедиться в наличии заявления о смене способа ведения трудовой книжки, если оно подавалось на прошлом месте работы
Порой при трудоустройстве нового сотрудника возникают ситуации, когда в бумажном экземпляре трудовой книжки последней записью является дата и причина увольнения с предыдущего места работы. Тогда возникает вопрос: подавал ли новый сотрудник заявление о смене способа ведения сведений или нет?
Рассмотрим данную ситуацию с нескольких сторон и разберём порядок действий нового работодателя:
- заявление не подавалось вовсе, тогда при оформлении на работу необходимо продолжить ведение бумажного экземпляра трудовой книжки вплоть до подачи сотрудником заявления о переходе на электронную форму (если такое решение будет принято)
- было заявление об использовании бумажного экземпляра, текущему работодателю необходимо продолжить ведение трудовой ручным способом, при этом у работника сохраняется право на подачу нового заявления о смене способа ведения трудовой
Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка
В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа — существуют сторонники и противники нововведения.
| Аргументы «за» | Аргументы «против» |
| Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника;
кадровое делопроизводство будет существенно упрощено; электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены; бумажные книжки перестанут подделывать; не придется исправлять случайно допущенные ошибки; появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов. |
Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету;
электронная система может быть повреждена вирусом; может произойти сбой программного обеспечения; придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек; властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома. |
Как перейти на использование электронной трудовой книжки?
1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности
Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:
- Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
- При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.
2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек
Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно.
3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.
Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.
| Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки | Заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Сотрудник не подал заявление | |
|---|---|---|---|
| Форма Заявления |
Произвольная форма |
Произвольная форма |
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты |
| Ведение бумажной трудовой книжки | Продолжает вести бумажную трудовую книжку | Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности с 2021 г. | Продолжает вести бумажную трудовую книжку |
| Ведение электронной трудовой книжки | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку | ЭТК ведутся с даты подачи заявления | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку |